System ERP – Jak wybrać odpowiednie rozwiązanie?

Jak wybrać odpowiedni system ERP?

Przede wszystkim świadomie, opierając się na wiedzy specjalistów i ekspertów. Analiza potrzeb nie musi kosztować dużo, a pozwala dokładniej ocenić dopasowanie systemu ERP do organizacji. Dlatego warto skontaktować się bezpośrednio z producentami oprogramowania oraz firmami wdrożeniowymi. Podczas prezentacji demo mogą one pokazać możliwości systemu i odpowiedzieć na pytania dotyczące wyboru rozwiązania.

Pomocna będzie również wiedza firm doradczych oraz rankingi dostępne w internecie. Dzięki temu organizacja może wstępnie określić kierunek dalszych działań. Przy merytorycznej ocenie systemu ERP warto uwzględnić następujące aspekty:

Jak ocenić dopasowanie ERP do procesów i danych?

1. Dostosowanie systemu ERP do założeń biznesowych

• Na ile system ERP nadaje się do monitorowania łańcucha wartości?
• Na ile system ERP może odwzorować zdefiniowane procesy biznesowe?
• Czy system ERP pozwala mierzyć stan organizacji w dowolnej chwili?
• Na ile system ERP umożliwia konsolidację danych i zachowanie ich spójności?
• W jaki sposób system ERP wspiera monitorowanie procesów biznesowych i kontrolę informacji zwrotnej?

2. Dostęp do informacji na wszystkich poziomach zarządzania

• Możliwość definiowania kontenerów raportowych i raportów.
• Zgodność rozwiązania z obowiązującym prawem i zasadami rachunkowości.
• Obieg informacji zgodny z procesami istniejącymi w organizacji.
• Dostęp do danych od informacji ogólnych do szczegółowych.
• Zarządzanie dostępem do danych za pomocą systemu uprawnień.

3. Przetwarzanie danych

• Realizacja zasady jednego miejsca wprowadzania danych w całym systemie.
• Kontrola stanu przetwarzania po wprowadzeniu i zatwierdzeniu danych.
• Wykorzystanie danych z istniejących systemów IT.
• Czytelna struktura baz danych w technologii SQL.
• Mechanizmy wymiany danych między podsystemami.

Jak ocenić technologię i walory użytkowe systemu ERP?

W tym obszarze warto przeanalizować technologię, sposób prezentowania danych, ergonomię oraz możliwości dalszego rozwoju rozwiązania.

4. Przyjazna i sprawdzona technologia

• Architektura modułowa wspierająca realizację zasad polityki rachunkowości.
• Ponadto wykorzystanie czytelnych formatów wymiany danych, takich jak XML, CSV, TXT i XLS.
• Jednocześnie współpraca z technologią sieciową LAN/WAN, z której korzysta organizacja.
• Wykorzystanie technologii SQL.
• Również możliwość użycia pakietu Office do końcowego przetwarzania danych.

5. Interpretacja danych

• Czytelne interfejsy użytkownika.
• Ponadto graficzna prezentacja danych.
• Syntetyczne wskaźniki z określonymi zakresami.
• Jednocześnie możliwość porównywania danych w czasie.
• Możliwość prognozowania.

6. Walory użytkowe systemu ERP

• Wysoka ergonomia pracy operatorów modułów i obsługi danych źródłowych.
• Ponadto transparentność technologiczna.
• Możliwość definiowania parametrów, raportów i zapytań.
• Co więcej, skalowalność oraz możliwość rozwoju modułów.
• Estetyczna warstwa prezentacji, w tym ekrany, formularze i wydruki.

7. Reputacja i pozycja rynkowa rozwiązania

• Bezpieczeństwo informacji.
• Ponadto technologia oparta na standardowych rozwiązaniach.
• Jednocześnie zgodność ze standardami branży IT.
• Referencje oraz oceny użytkowników.
• Również wysoki poziom serwisu i pomocy technicznej.

Powyższe kryteria porządkują merytoryczną ocenę oferty ERP i ułatwiają przygotowanie arkusza porównawczego. Zespół powinien natomiast oprzeć bardziej szczegółową analizę na funkcjonalnościach, których wymaga organizacja. Najprościej przygotować tabelę z odpowiedziami „tak”, „nie” i „nie dotyczy”, a następnie podsumować wyniki. Najwyższa ocena może wskazać system najlepiej dopasowany pod względem użyteczności, jednak warto uwzględnić również znaczenie poszczególnych kryteriów dla firmy.

Przykładowy kwestionariusz funkcjonalności systemu ERP

W praktyce pełna wersja kwestionariusza powinna obejmować poszczególne obszary biznesowe, takie jak handel, logistyka, magazyn, finanse czy produkcja. Do każdego z nich zespół powinien przypisać zagadnienia funkcjonalne wynikające z rzeczywistych procesów i planów rozwoju organizacji.

Jak ocenić system ERP na przykładzie Comarch ERP XL?

Comarch ERP XL to zintegrowany system dla średnich i dużych przedsiębiorstw produkcyjnych, handlowych oraz usługowych. Obejmuje między innymi obszary produkcji, handlu, logistyki, finansów, księgowości, CRM, projektów, kadr i obiegu dokumentów. Dzięki modułowej budowie firma może dobrać zakres rozwiązania do swoich potrzeb, a następnie rozwijać instalację o kolejnych użytkowników, moduły i rozwiązania dodatkowe.

Jak ocenić integracje i analitykę Comarch ERP XL?

Podczas oceny warto sprawdzić nie tylko podstawowe moduły ERP, lecz także możliwości integracji z innymi kanałami i procesami. Comarch ERP XL współpracuje między innymi z rozwiązaniami wspierającymi sprzedaż B2B, e-commerce, sprzedaż mobilną, detaliczną i elektroniczną wymianę dokumentów. Przykładowo Comarch B2B umożliwia kontrahentom składanie zamówień, zgłaszanie reklamacji i śledzenie płatności. Z kolei Comarch EDI obsługuje wymianę między innymi zamówień, faktur, awiz wysyłki i potwierdzeń dostawy. Ponadto narzędzia Business Intelligence zapewniają dostęp do raportów i analiz, a mechanizmy workflow pomagają organizować ścieżki akceptacji, przydzielać zadania oraz wysyłać powiadomienia.

W ramach oceny analityki warto sprawdzić prezentację raportów w tabelach, wykresach i mapach, samodzielne tworzenie analiz oraz alerty o odchyleniach. Jeśli magazyn jest kluczowym obszarem, warto także przetestować Comarch WMS Magazyn w scenariuszach przyjęć, wydań, przesunięć i inwentaryzacji na terminalach mobilnych. Natomiast przy sprzedaży internetowej należy zweryfikować przepływ oferty i zamówień między Comarch e-Sklep a systemem ERP. W obszarze HR warto również ocenić internetowe pulpity Comarch ERP e-Pracownik, które wspierają między innymi obsługę czasu pracy, urlopów, delegacji i dokumentów płacowych.

Jak ocenić wsparcie procesów produkcyjnych?

W firmie produkcyjnej zespół powinien dodatkowo sprawdzić obsługę technologii wytwarzania i BOM, konfiguratora produktu, planowania MPS/MRP, harmonogramowania na wykresie Gantta, rejestracji produkcji oraz rozliczania rzeczywistych kosztów. Comarch ERP XL obejmuje te obszary, dlatego zespół powinien oprzeć ocenę na scenariuszach odpowiadających konkretnemu modelowi produkcji.

Jaki model infrastruktury wybrać?

Istotnym kryterium jest również model infrastruktury. Organizacja może korzystać z instalacji na własnym serwerze albo z rozwiązania działającego w Chmurze Comarch. Model chmurowy ogranicza potrzebę utrzymywania własnej infrastruktury, natomiast instalacja lokalna pozostawia ją pod kontrolą organizacji. Dlatego wybór powinien wynikać z polityki bezpieczeństwa, dostępnych zasobów IT, planów rozwoju oraz całkowitych kosztów utrzymania systemu.

Jak wybrać wykonawcę wdrożenia systemu ERP?

Zespół wdrożeniowy odpowiada przede wszystkim za sprawną i kompletną realizację harmonogramu projektu. Zakres jego zadań powinien obejmować:

• Przygotowanie infrastruktury oraz instalację i uruchomienie systemu ERP.
• Ponadto konfigurację systemu ERP zgodnie z ustaleniami analizy wdrożeniowej.
• Jednocześnie realizację algorytmów i procesów, które zespół zdefiniował w trakcie analizy.
• Dopasowanie organizacji do projektowanego systemu ERP, w tym przeprowadzenie szkoleń i uporządkowanie procesów.
• Co więcej, transfer istniejących danych do nowego systemu.
• Zapewnienie bezpieczeństwa informacji w obszarze ERP.

W efekcie są to fundamentalne zadania, które pomagają osiągnąć podstawowy cel wdrożenia: dostarczenie sprawnego i funkcjonalnego narzędzia wspierającego optymalizację procesów biznesowych.

Jednocześnie ocena techniczna wykonawcy projektu ERP powinna opierać się na trzech elementach:

1. Doświadczeniu w praktycznych wdrożeniach systemów ERP.
2. Udokumentowanej współpracy z dostawcą wybranego rozwiązania.
3. Zasobach kadrowych umożliwiających wykonanie projektu.

Ile powinien kosztować system ERP?

Koszt systemu ERP zależy od zakresu projektu, modelu licencjonowania, infrastruktury oraz usług wdrożeniowych. Dlatego firma nie powinna porównywać wyłącznie ceny oprogramowania. Bardziej miarodajna będzie analiza całkowitego kosztu uruchomienia i utrzymania rozwiązania, uwzględniająca również konfigurację, migrację danych, szkolenia, rozwój oraz pomoc techniczną.

W praktyce na koszt projektu wdrożenia wpływają przede wszystkim:

1. Skala i wielkość organizacji.
2. Ponadto złożoność łańcucha wartości.
3. Jednocześnie złożoność procesów i struktury organizacyjnej.
4. Wielkość baz danych transakcyjnych.
5. Co więcej, rozproszenie systemu i potrzeba konsolidacji danych w czasie rzeczywistym.
6. Producent oraz zakres wybranego rozwiązania.
7. Wymagany poziom zabezpieczenia informacji i danych.

Jak porównać modele licencjonowania Comarch ERP XL?

Warto także porównać dostępne modele rozliczeń. W przypadku Comarch ERP XL model subskrypcyjny nie oznacza automatycznego przejścia do chmury, ponieważ system może działać również na własnej infrastrukturze klienta albo w innym środowisku, które wybierze klient. Subskrypcja obejmuje jedną okresową opłatę, a także aktualizacje, zmiany wynikające z przepisów i pomoc techniczną. Ponadto pozwala elastycznie zarządzać wielkością subskrypcji zależnie od bieżącego zapotrzebowania i nie wymaga wysokiej opłaty licencyjnej za oprogramowanie na początku.

Dla dotychczasowych klientów przejście z licencji wieczystej na subskrypcję jest dobrowolne i nie ma narzuconego terminu. Przy podejmowaniu decyzji warto jednak sprawdzić dostęp do planowanego rozwoju systemu, ponieważ nowe funkcjonalności, interfejsy webowe i kolejne usprawnienia technologiczne mają być docelowo dostępne w modelu subskrypcyjnym. Ostateczny wybór powinien uwzględniać przewidywalność kosztów, potrzeby infrastrukturalne oraz plany rozwoju systemu.

Co składa się na koszt systemu ERP?

Przy szacowaniu kosztów całego projektu wdrożenia systemu ERP w organizacji firma powinna uwzględnić:

• Oprogramowanie użytkowe systemu ERP, w tym liczbę potrzebnych modułów i stanowisk użytkowników.
• Ponadto przygotowanie dokumentacji przedwdrożeniowej oraz warsztaty analityczne, których zakres zależy od wielkości wdrożenia.
• Jednocześnie sprzęt komputerowy i infrastrukturę sieciową z uwzględnieniem liczby stanowisk oraz obecnego środowiska informatycznego firmy.
• Oprogramowanie systemowe, w tym rozwiązania dla serwerów sieciowych, plikowych, aplikacyjnych, komunikacyjnych i bazodanowych.
• Co więcej, system baz danych i wybór platformy bazodanowej, której wymaga producent. Integracja danych z różnych środowisk może być bardziej złożona niż praca w jednolitym środowisku.
• Usługi wdrożeniowe.
• Konfigurację i dostosowanie możliwości technologicznych ERP do organizacji.

Porównując oferty, warto poprosić dostawców o przedstawienie kosztów w tych samych kategoriach. Dzięki temu firma może łatwiej ocenić nie tylko cenę początkową, lecz także przewidywane koszty utrzymania i rozwoju rozwiązania.