Aktualnosci

System ERP – Jak wybrać odpowiednie rozwiązanie?

13 września, 2023

Jak wybrać odpowiedni system ERP?

Przede wszystkim świadomie, opierając się na wiedzy specjalistów i ekspertów. Analiza potrzeb nie kosztuje zbyt dużo, a warto przyjrzeć się kwestią dopasowania ERP. Najlepszą praktyką są kontakty bezpośrednie z producentami oprogramowania oraz ich przedstawicielami wdrażającymi, którzy mogą na bazie demo zaprezentować możliwości systemu i odpowiedzieć na konkretne pytania dotyczące wyboru. Warto skorzystać również z wiedzy oferowanej przez dobre firmy doradcze oraz wszelkie rankingi dostępne w Internecie. Pozwala to na wstępne zorientowanie się co do kierunku dalszego działań. Przy ocenie merytorycznej oferty istniejącego na rynku systemu ERP należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

1. Dostosowanie systemy ERP do założeń biznesowych:

Na ile system ERP nadaje się do monitoringu łańcucha wartości?
Na ile system ERP jest w stanie opisać zdefiniowane procesy biznesowe?
Czy system ERP pozwala mierzyć stan organizacji w dowolnej chwili?
Na ile system ERP umożliwia konsolidację danych i spójność systemu?
W jaki sposób system ERP realizuje monitorowanie i kontrolę sprzężenia zwrotnego w procesach biznesowych?

2. Pokrycie informacją wszystkich poziomów zarządzania:

Definiowalność kontenerów raportowych i raportów,
zgodność rozwiązań z istniejącym prawem i rachunkowością,
obieg informacji zgodnie z tym istniejącym w organizacji,
realizacja zasady od ogółu do szczegółu dostępu do danych,
dostępność do danych za pomocą kaskadowego systemu praw dostępu.

3. Realizacja przetwarzania danych:

Realizacja zasady jednego miejsca wprowadzania danych w całym systemie,
zasady wprowadzone i zatwierdzone – kontroluje stan przetwarzania,
wykorzystanie danych z istniejących systemów IT,
czytelne bazy danych w systemie SQL,
bufory wymiany danych między podsystemami.

4. Użycie przyjaznej i sprawdzonej technologii:

Architektura modułowa realizująca zasady polityki rachunkowości,
wykorzystanie czytelnych formatów wymiany danych (*xml, *csv, *txt, *xls),
użycie istniejącej technologii sieciowej LAN/WAN w organizacji,
wykorzystanie technologii SQL,
wykorzystanie pakietu Office dla końcowego przetwarzania danych.

5. Interpretacja danych:

Czytelne interfejsy użytkownika,
graficzne prezentacje,
syntetyczny wskaźniki z podanymi zakresami,
możliwość porównania w czasie,
możliwość prognozowania.

6. Walory użytkowe systemu ERP:

Wysoka ocena ergonomiczna operatorów modułów w danych źródłowych,
transparentność technologiczna,
definiowalność parametrów, raportów i zapytań,
skalowalność i rozwojowość modułów,
estetyka warstwy prezentacji (ekrany, formularze, wydruki).

7. Reputacja i pozycja rynkowa rozwiązania:

Aspekt bezpieczeństwa informacyjnego,
technologia kodu standardowa,
zgodność ze standardami przemysłowymi branży IT,
wysoka ocena użytkowników poparta referencjami,
wysoki poziom serwisu i helpdesku.

Powyższe kwestie wyczerpują problem oceny merytorycznej oferty ERP i umożliwiają zdefiniowanie arkuszy oceny. Dalsze bardziej szczegółowe analizy bądź porównania należy przeprowadzać w oparciu o zdefiniowane funkcjonalności. Najprościej jest ułożyć tabelę funkcjonalności z odpowiedziami: „tak”, „nie”, „nie dotyczy”, wykorzystując trój stopniową skalę oceny i sumując wyniki. Najwyższa ocena oznacza system najlepiej dopasowany pod względem użyteczności.

Przykładowy kwestionariusz funkcjonalności systemu ERP:

Funkcjonalność	Tak	Nie	Nie dotyczy
Wystawianie i edycja dokumentów handlowych i korekt
Wystawianie i edycja dokumentów magazynowych i korekt
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)
Transfer danych do księgowości i z powrotem
Definiowanie schematów księgowych
Rejestr VAT w sprzedaży
Rejestr VAT w zakupie
Obsługa wielu magazynów przez jeden program
Podział interfejsów na część operacyjną i raportową
Kartoteki wieloindeksowe (zamienniki, katalogi fabryczne)
Rezerwacja towaru
Podział ról uczestników procesu zatwierdzania dokumentów (różne statusy dokumentu)
Wybór metody wyceny zapasu (FIFO, LIFO, średnia ważona)
Definiowanie kompletów i receptur
Automatyczna kompletacja

Pełna wersja kwestionariusza powinna zawierać wyszczególnione obszary biznesowe: handel, logistyka, magazyn itp. z odpowiednio dobranymi zagadnieniami funkcjonalnymi.

Jak wybrać wykonawcę wdrożenia systemu ERP?

Zadaniem zespołu wdrażającego system ERP jest przede wszystkim sprawna i kompletna realizacja harmonogramu projektu:

Infrastruktura, instalacja i uruchomienie systemu ERP,
konfiguracja systemu ERP określona w analizie wdrożeniowej,
realizacja algorytmów, procesów określonych podczas analizy,
dokonanie zestrojenia firmy z projektowanym systemem ERP (szkolenia, procesy),
transfer danych istniejących do nowego systemu,
zapewnienie bezpieczeństwa informacyjnego w obszarze ERP.

Są to fundamentalne zadania, umożliwiające realizację podstawowego celu projektu wdrożenia systemu ERP w organizacji, czyli dostarczenia sprawnego, funkcjonalnego i inteligentnego narzędzia do optymalizacji procesów biznesowych.
Ocena techniczna wykonawcy projektu wdrożenia ERP powinna być oparta na 3 elementach:

Doświadczenie we wdrożeniach praktycznych systemów ERP.
Udokumentowana współpraca z dostawcą rozwiązań na rynku.
Posiadanie zasobów kadrowych umożliwiających wykonanie zadania.

Ile powinien kosztować system ERP?

Do tej kwestii należy podejść od strony rynkowej oferty składanej przez partnerów producentów oprogramowania. Utarło się, że systemy IT powinny być drogie (bardzo drogie). Praktyka pokazuje, że znaczące przekręty finansowe pojawiają się właśnie w branży IT. Jak to jest możliwe, że system IT dla ZUS-u pochłoną 3 miliardy złotych? to są sprawy do dokładnego zbadania przez odpowiednie służby i rozliczenia przez sądy. I wydawać by się mogło, że w przypadku firmy prywatnej, prawidłowo zarządzanej, do podobnych wynaturzeń nie powinno dochodzić, ale i tu można się pomylić. Nieracjonalność wydatków na systemy IT jest przerażająco wysoka. Agresywny marketing dostawców oprogramowania przeważa nad argumentacją zdroworozsądkową. Prowadzi to do poważnych w skutkach konsekwencji ekonomicznych złego wyboru i dostosowania dla potencjalnego nabywcy.

Istnieje kilka aspektów kosztowych systemów ERP, które mogą drastycznie podnieść koszt projektu wdrożenia:

Problem skali (wielkość organizacji).
Złożoność łańcucha wartości.
Złożoność procesowa i struktury organizacyjnej.
Wielkość baz danych transakcyjnych.
Systemy rozproszone z konsolidacją wybranych danych w czasie rzeczywistym.
Marka producenta systemu.
Podwyższony poziom zabezpieczeń informacji i danych.

Co składa się na koszt systemu ERP?

Podejmując się oszacowania kosztów całego projektu wdrożenia systemu ERP w danej organizacji, należy wziąć pod uwagę koszty za:

oprogramowanie użytkowe systemu ERP: ilości potrzebnych modułów, ilość stanowisk dla użytkowników,
koszty przygotowywania dokumentacji przedwdrożeniowej, warsztatów analitycznych (w zależności od wielkości wdrożenia),
hardware, czyli sprzęt komputerowy – zwykle standardowy serwer, standardowe komputery stanowiskowe, jakieś ruter plus instalacja sieciowa (należy uwzględnić ilość stanowisk oraz istniejącą infrastrukturę informatyczną firmy),
system operacyjny sieciowy – tu mamy do czynienia z kosztami związanymi z oprogramowaniem systemowym: serwera sieci, serwera plików, serwera aplikacji, serwera komunikacji oraz serwera baz danych,
system baz danych – wybór platformy bazodanowej (zależy od producenta). Należy zauważyć, że integracja danych z różnych środowisk jest zdecydowanie trudniejsza, niż w przypadku jednolitego środowiska,
koszty wdrożenia,
koszty konfiguracji i dostosowania możliwości technologicznych ERP do organizacji.