logo BMP Consulting

Wdrożenie Comarch DMS w BEMKO – zautomatyzowany obieg dokumentów

Koniec z papierowym chaosem, błyskawiczne wyszukiwanie plików i automatyzacja obiegu dokumentów w całej organizacji - dzięki rozwiązaniu Comarch DMS

Kilka słów o BEMKO Sp. z o.o.

BEMKO to firma z branży elektrotechnicznej o ugruntowanej pozycji na rynku, notująca systematyczny wzrost udziału w produkcji sprzętu oświetleniowego i elektrotechnicznego w kraju i za granicą. 

Spółka, założona w 2007r. obecnie dystrybuuje swoje produkty na terenie Polski, w krajach Unii Europejskiej oraz w krajach Europy Wschodniej za pomocą rozbudowanej sieci hurtowni oraz portalu B2B.

 

 

Początek współpracy z BEMKO

Wszystko zaczęło się kilka lat temu, kiedy firma BEMKO poszukiwała odpowiedniego systemu ERP do zarządzania działalnością oraz zautomatyzowania zachodzących w niej procesów. 

Firma BMP Consulting dostarczyła rozwiązanie Comarch ERP XL, które pomogło usprawnić procesy, a także zwiększyć wydajność poprzez automatyzację wielu zadań wykonywanych ręcznie. 

Po wdrożeniu oprogramowanie Comarch ERP XL, przyszedł czas na uruchomienie portalu B2B, czyli kanału dystrybucji online.  Portal umożliwi automatyzację składania zamówień, wystawiania faktur, a co najważniejsze do szybkiej komunikacji i przekazywania informacji produktowej swoim Klientom. 

Współpraca w dalszym ciągu nabiera rozpędu i w ostatnim czasie powstał kolejny projekt związany z wdrożeniem Comarch DMS, o którym kilka słów poniżej.

Wyzwania związane z wdrożeniem Comarch DMS

Firma Bemko potrzebowała rozwiązania do zarządzania procesem obsługi projektów inwestycyjnych, np.: oświetlenie dróg, budynków itd. W procesie składania ofert występowały trudności w bieżącej komunikacji w Dziale Inwestycji, wewnątrz zespołów zajmujących się konkretnymi przetargami. Wszystkie informacje oraz pliki przesyłano drogą mailową bez archiwizacji. 

W związku z przystępowaniem do coraz to większej liczby przetargów kluczową kwestią okazało się pilnowanie terminowości wykonywania kolejnych prac. Pojawiła się potrzeba stworzenia narzędzia, które automatycznie przypominałoby konkretnym osobom o podejmowaniu działań w ramach danego przetargu. 

Część przetargów wymaga konsultacji z Działem Projektowania, dlatego ważnym punktem wdrożenia było rozwiązanie umożliwiało dołączanie do komunikacji Działu Produkcyjnego. W trakcie prac nad przetargami inwestycyjnymi pracownicy kontaktują się również z osobami z zewnątrz: architektami, elektrykami, inwestorami, inspektorami itd. Dlatego pojawiła się potrzeba stworzenie bazy kontaktowej, do której dodawane mogłyby być kolejne osoby zaangażowane w realizację projektu. 

Udział w projektach inwestycyjnych jest istotnym kanałem sprzedaży dla firmy Bemko, więc warunkiem koniecznym było umożliwienie Zarządowi bieżącego podglądu postępu realizacji prac.

Wybór rozwiązania Comarch DMS

Co zadecydowało o wyborze rozwiązania i wdrożeniu Comarch DMS w BEMKO?

  • pozytywne doświadczenia Klienta z programem Comarch ERP XL,
  • elastyczność budowania procesów i możliwość rozszerzenie go o kolejne funkcjonalności,
  • integracja z systemem ERP XL,
  • stworzenie kanału komunikacji pomiędzy Działem Inwestycji, Działem Projektowania i innymi osobami zaangażowanymi,
  • możliwość przechowywania i podglądu plików w jednym miejscu,
  • podgląd wszystkich realizowanych inwestycji i komunikacji w jednym miejscu.

Wprowadzone rozwiązania

1. ROZWIĄZANIE: Projekt Inwestycyjny

  • w momencie wprowadzenia nowego projektu inwestycyjnego przypisujemy osobę prowadzącą,
  • operator podaje istotne dla przetargu informacje, m. in.: kontrahenta, nazwę projektu, przewidywany termin realizacji, wartość inwestycji,
  • operator może dodać osoby kontaktowe z bazy, a na etapie tworzenia nowego obiegu ma możliwość dodania załączników.

2. ROZWIĄZANIE: Obieg Inwestycji – Osoby Kontaktowe

  • operator ma możliwość dodania nowej osoby poprzez podanie: imienia i nazwiska, danych kontaktowych, stanowiska oraz opcjonalnie dopisując notatkę,
  • w bazie już wpisanych kontaktów Operator może: wyszukać konkretną osobę lub usunąć rekord.

3. ROZWIĄZANIE: Obieg Obieg Proces Inwestycyjny

  • operator jest prowadzony „za rękę” w trakcie ofertowania, realizowania, a kończąc na fakturowaniu,
  • na każdym etapie Operator podaje datę kolejnego działania, a odpowiednim momencie generowane jest automatyczne przypomnienie,
  • W razie potrzeby do obiegu zostaje dodany Dział Projektowy, dzięki czemu uzyskuje podgląd do terminów realizacji,
  • tworzenie cotygodniowego raportu ze statusem przetargów oraz podgląd na żywo z postępów dla Zarządu.

4. ROZWIĄZANIE: dodatkowe funkcjonalności

  • dla przegranych inwestycji istnieje możliwość dopisania notatki z przyczyną porażki, co pozwala to uniknąć powtórzenia błędów w przyszłości,
  • oferty, zamówienia oraz faktury są tworzone w Comarch ERP XL, a następnie są podpinane do obiegu w DMS,
  • w przypadku ofert obejmujących towary spoza kartoteki istnieje możliwość podpięcia pliku Excel.

Przebieg wdrożenia

Wdrożenie przebiegało według poniższego harmonogramu:

  • ustalenie potrzeb klienta,
  • znalezienie rozwiązań,
  • przygotowanie propozycji,
  • omówienie wraz z uszczegółowieniem,
  • realizacja.

Na koniec odbyło się szkolenie w formie zdalnej, podczas którego każdy z użytkowników miał możliwość samodzielnego przejścia obiegu pod okiem specjalisty.

Korzyści wdrożenia Comarch DMS w BEMKO

  • możliwość bieżącej kontroli postępów przy konkretnych przetargach,
  • łatwiejsze zarządzanie zasobami,
  • jasny przepływ informacji,
  • znaczące ograniczenie wewnętrznej korespondencji mailowej w Działach Inwestycyjnym oraz Projektowym.

Wdrożenie Comarch DMS w BEMKO umożliwiło cyfryzację procesów. Firma zautomatyzowała obieg dokumentów w całej organizacji i jest pewna, że są one zawsze aktualne. Ponadto system pozwala na archiwizację dokumentów i prowadzenie ewidencji wszystkich dotychczasowych zapytań przetargowych.

Wdrożenie obiegu „Proces Inwestycyjny” przebiegło szybko, a rekomendowane przez BMP Consulting narzędzie DMS odpowiada naszym potrzebom. Dzięki jego wykorzystaniu udało nam się usprawnić proces obsługi przetargów publicznych oraz wyraźnie poprawić przepływ danych między działami.

Podsumowanie

Praktyczne wdrożenie wykazało bardzo dużą elastyczność rozwiązania Comarch DMS i możliwość dodania niestandardowych funkcjonalności, takich jak na przykład:

  • tworzenie bazy danych kontrahentów,
  • automatyczne generowanie wiadomości – przypomnienia o terminach lub raporty,

Wdrożone rozwiązanie Comarch DMS okazuje się być rozwiązaniem, które można z powodzeniem zastosować nawet tam, gdzie klient ma potrzeby znacząco wykraczające poza standardową funkcjonalność programu

W Comarch DMS najbardziej zadziwiają mnie jego wręcz nieskończone możliwości. Program, który w założeniu służy wyłącznie do elektronicznego obiegu dokumentów, można wykorzystać na szereg innych sposobów. O ile satysfakcję sprawia mi każde wdrożenie Comarch DMS, to wdrożenie, które wymaga ode mnie kreatywności i nieszablonowego podejścia lubię najbardziej. Tak właśnie było w przypadku wdrożenia Comarch DMS w firmie Bemko. Stworzenie obiegu projektów inwestycyjnych z standardowymi funkcjonalnościami przesyłania plików połączone z dodatkowymi możliwościami charakterystycznymi dla rozwiązań klasy CRM.

Udostępnij
Udostępnij