Case study

Zaawansowane wdrożenie Comarch DMS w Exacto Holding – tytuł Comarch Partner roku 2020

3 listopada, 2020

O firmie Exacto Holding

#branża automotive #motoryzacja

Firma Exacto Holding skoncentrowanajest na kreowaniu i dostarczaniu nowych narzędzi wspierających sprzedaż w branży automotive. Firma projektuje materiały reklamowe oraz rozwiązania wizualne VC360 (virtual car 360) wspierające sprzedaż samochodów nowychi używanych.

Exacto Holding dąży do obsługi wszystkich producentów samochodów. Działa na 19 międzynarodowych rynkach i obsługuje 89 centrali krajowych marek oraz ponad 4000 klientów łącznie.

Jakie były argumenty za wdrożeniem Comarch DMS?

Jakie procesy wymagały usprawnienia? #digitalizacjabiznesu

Każda firma posiada swoje wewnętrzne procesy związane z obiegiem dokumentów, a ich tradycyjne metody często są skomplikowane i czasochłonne. Nasz klient Exacto Holding wybrał Comarch DMS, który pozwala na całkowitą cyfryzację obiegu dokumentów wraz z ich akceptacją. Rozwiązanie pozwoliło na elastyczne budowanie procesów, integrację z systemem Comarch ERP Optima oraz automatyzację zadań wykonywanych w systemie ERP.

Firma planowała zwiększenie udziału na rynku, ale nie było to możliwe bez automatyzacji procesów, usystematyzowania i usprawnienia przepływu informacji oraz zadań wewnątrz organizacji. Główne procesy, które należało usprawnić to:

brak automatyzacji i usystematyzowania przepływu informacji wewnątrz firmy – zadania często przekazywane ustnie lub za pomocą korespondencji mailowej bez możliwości weryfikacji,
wypracowane przez lata procesy obsługi klienta i zleceń, wymagały szeregu czynności manualnych i w dużym stopniu angażowały pracowników,
brak historii zadań w procesie obsługi zleceń,
brak narzędzi do szybkiej kontroli postępów w realizacji zamówień,
brak weryfikacji efektywności czasu pracy, raportów.

Co zadecydowało o wyborze rozwiązania Comarch DMS?

Elastyczność budowania procesów,
Integracja z ERP Optima,
Możliwość automatyzacji zadań wykonywanych w ERP w tym: automatyzacja obiegu dokumentów magazynowo-księgowych, automatyzacja akceptu i odczytu tych dokumentów.

Jakie były oczekiwania?

Automatyzacja procesu obsługi klienta i zleceń,
Oszczędność czasu przy pracy w środowisku ERP Optima,
Kontrola nad procesem realizacji zamówień (w trakcie produkcji, po zakończeniu produkcji – kontrola wizualna), weryfikacja terminów wydań, bieżąca wiedza o statusie produkcyjnym,
Wdrożenie kluczowych obiegów dokumentów: ofertowanie i akceptacja oferty, produkcja, zlecenie zadania

Wprowadzone rozwiązania

Obieg ofertowania i akceptacji oferty

Obieg produkcji

Obieg zlecania zadania

ROZWIĄZANIE – Obieg ofertowania i akceptacji

Operator jest prowadzony „za rękę” podczas ofertowania, składania zamówień, kończąc na zleceniu produkcji towaru. Z poziomu aplikacji Comarch DMS przy użyciu jednego przycisku użytkownik może wygenerować dokument zamówienia, który automatycznie trafi do systemu Comarch ERP.

Operator jest prowadzony „za rękę” podczas ofertowania, składania zamówień, kończąc na produkcji towaru,
Wiele zadań które wykonywał pracownik podlega automatyzacji co pozwala zaoszczędzić czas,
Kontakt z Klientem odbywa się drogą mailową i za pomocą strony www w wielu językach,
DMS wymienia informacje z Optimą, np. Kod i i ilość towaru z oferty,
Generator zamówień w DMS za pomocą jednego przycisku generuje dokument zamówienia w Optimie, co pozwala zaoszczędzić czas.

ROZWIĄZANIE – Obieg produkcji

W zależności od rodzaju towaru (prosty czy złożony), stanu na magazynie oraz tego czy klient zamówił personalizację graficzną, towar może przebyć jedną ze zdefiniowanych ścieżek realizacji. Użytkownik definiując warunki przekazania dokumentu do dalszego etapu realizacji, inicjuje wybór odpowiedniej ścieżki.

Zlecenie produkcji tworzone jest dla każdego produktu z obiegu AO za pomocą mechanizmu pod obiegów z danych tabelarycznych,
Przenoszone są na niego dane z AO takie jak: nr dokumentu
nadrzędnego AO, nazwa produktu, ilość do wytworzenia,
W zależności od rodzaju towaru (czy złożony czy prosty), jego stanu na magazynie (czy na magazynie jest wystarczająca ilość) oraz tego, czy klient wymaga personalizacji. Towar może przebyć jedną z sześciu różnych dróg – użytkownik jest prowadzony po odpowiedniej ścieżce, która jest wybierana poprzez definiowanie warunków przekazania dokumenty do danego etapu, a także niewidoczne kontrolki, które inicjują się na odpowiednich etapach.

ROZWIĄZANIE: Obieg zlecenie zadania

Obieg pozwalający przyporządkować zadania do konkretnych pracowników za pomocą aplikacji mobilnej. Proces pozwala zmniejszyć ilość zapomnianych zadań oraz realizacji zadań po terminie. Jedno zadanie można przypisać do kilku pracowników oraz przyporządkować im podzadania z różnymi terminami realizacji.

Uniwersalny obieg mający na celu przyporządkowywanie zadań do konkretnych pracowników. Ma na celu zapobiec rosnącej ilości zapomnianych zadań, lub realizacji zadań po terminie. Jedno zadanie może zostać rozdzielone na kilku pracowników i przyporządkować im podzadania w obrębie zadania i oddzielne terminy realizacji.
Powstał również mailing mający na celu wysyłkę maila do trzech grup docelowych: Zleceniodawcy, Zleceniobiorcy, Obserwatora.

Korzyści z wdrożenia Comarch DMS

Automatyzacja procesu obsługi klienta skróciła o 60% potrzebny czas na ofertowanie oraz obsługę zleceń
wdrożenie kluczowych obiegów dokumentów: ofertowanie i akceptacja oferty, produkcja, zlecenie zadania,
wdrożenie procesu „follow up” dla wysłanych ofert zwiększyła skuteczność ofertowania,
wygodna kontrola wykonywanych czynności, grupowanie zadań dla pracowników na jednej liście,
kontrola nad procesem realizacji zamówień (w trakcie produkcji, po zakończeniu produkcji – kontrola wizualna), weryfikacja terminów wydań, bieżąca wiedza o statusie produkcyjnym.

„Firma BMP Consulting po raz kolejny okazała się solidnym partnerem, który skutecznie wdrożył nowe procesy dopasowane do naszych innowacyjnych potrzeb. Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów skróciło o 60% czas potrzebny na ofertowanie oraz obsługę zleceń. Wdrożenie Comarch DMS niewątpliwie umożliwia nam obsługę większej ilości Klientów na jak najwyższym poziomie.

Paweł Samczyk - General Manager

Podsumowanie

Praktyczne wdrożenie wykazało bardzo dużą elastyczność rozwiązania Comarch DMS i możliwość dodania niestandardowych funkcjonalności, takich jak:

inicjowane wysłanie wiadomości emaili zawierających dynamiczną treść do odbiorców z poza firmy,
współpraca z indywidualnymi aplikacjami webowymi,
możliwość zmiany statusu dokumentu wywołaną zewnętrzną aplikacją.

Tym samym DMS okazuje się rozwiązaniem, które można z powodzeniem zastosować nawet tam, gdzie klient ma potrzeby znacznie wykraczające poza standardową funkcjonalność DMS lub konieczna jest integracja z innym systemem firmy trzeciej.