Wdrożenie Comarch DMS w Exacto Holding – automatyzacja czasu pracy

Skrócenie o 60% czasu potrzebnego na ofertowanie oraz obsługę zleceń, wygodna kontrola nad stanem realizacji zleceń, grupowanie zadań dla pracowników na jednej liście, wdrożenie procesu „follow up” dla wysłanych ofert zwiększającego skuteczność ofertowania
Statuetka Partnerstwo Comarch 2020

O firmie Exacto Holding

Firma Exacto Holding skoncentrowana jest na kreowaniu i dostarczaniu nowych narzędzi wspierających sprzedaż w branży automotive. Działa na 19 międzynarodowych rynkach i obsługuje 89 centrali krajowych marek oraz ponad 4000 klientów łącznie. Dostarcza fizyczne materiały reklamowe oraz rozwiązania wizualne wspierające sprzedaż samochodów nowych i używanych, specjalnie zaprojektowane aby spełniać wymagania branży. Exacto Holding dąży do obsługiwania wszystkich producentów samochodów, niezależnie od lokalizacji.

Jakie były argumenty za wdrożeniem Comarch DMS?

Planowano zwiększenie udziału na rynku, ale nie było to możliwe bez wdrożenia automatyzacji, usystematyzowania i usprawnienia przepływu informacji i zadań wewnątrz organizacji. Głównymi powodami braku szybkiego przepływu informacji były:

  • Wypracowane procesy obsługi klienta i zleceń w firmie wymagające szeregu czynności manualnych i w dużym stopniu angażujących pracowników, co zmniejszało ich wydajność pracy,
  • Brak historii zadań w procesie obsługi zleceń – zadania często przekazywane pomiędzy pracownikami ustnie lub za pomocą korespondencji mailowej bez możliwości weryfikacji,
  • Brak narzędzi do wygodnej kontroli nad procesem realizacji zamówień, uniemożliwiających weryfikację efektywności pracy,

Co zadecydowało o wyborze rozwiązania Comarch DMS?

  • Elastyczność budowania procesów,
  • Integracja z ERP Optima,
  • Możliwość automatyzacji zadań wykonywanych w ERP w tym: automatyzacja obiegu dokumentów magazynowo-księgowych, automatyzacja akceptu i odczytu tych dokumentów.

Jakie były oczekiwania?

  • Automatyzacja procesu obsługi klienta i zleceń,
  • Oszczędność czasu przy pracy w środowisku ERP Optima,
  • Kontrola nad procesem realizacji zamówień (w trakcie produkcji, po zakończeniu produkcji – kontrola wizualna), weryfikacja terminów wydań, bieżąca wiedza o statusie produkcyjnym,
  • Wdrożenie kluczowych obiegów dokumentów: ofertowanie i akceptacja oferty, produkcja, zlecenie zadania

Wprowadzone rozwiązania

ROZWIĄZANIE – Obieg ofertowania i akceptacji

  • Operator jest prowadzony „za rękę” podczas ofertowania, składania zamówień, kończąc na produkcji towaru,
  • Wiele zadań które wykonywał pracownik podlega automatyzacji co pozwala zaoszczędzić czas,
  • Kontakt z Klientem odbywa się drogą mailową i za pomocą strony www w wielu językach,
  • DMS wymienia informacje z Optimą, np. Kod i i ilość towaru z oferty,
  • Generator zamówień w DMS za pomocą jednego przycisku generuje dokument zamówienia w Optimie, co pozwala zaoszczędzić czas.

ROZWIĄZANIE – Obieg produkcji

  • Zlecenie produkcji tworzone jest dla każdego produktu z obiegu AO za pomocą mechanizmu pod obiegów z danych tabelarycznych,
  • Przenoszone są na niego dane z AO takie jak: nr dokumentu
    nadrzędnego AO, nazwa produktu, ilość do wytworzenia,
  • W zależności od rodzaju towaru (czy złożony czy prosty), jego stanu na magazynie (czy na magazynie jest wystarczająca ilość) oraz tego, czy klient wymaga personalizacji. Towar może przebyć jedną z sześciu różnych dróg – użytkownik jest prowadzony po odpowiedniej ścieżce, która jest wybierana poprzez definiowanie warunków przekazania dokumenty do danego etapu, a także niewidoczne kontrolki, które inicjują się na odpowiednich etapach.

ROZWIĄZANIE: Obieg zlecenie zadania

  • Uniwersalny obieg mający na celu przyporządkowywanie zadań do konkretnych pracowników. Ma na celu zapobiec rosnącej ilości zapomnianych zadań, lub realizacji zadań po terminie. Jedno zadanie może zostać rozdzielone na kilku pracowników i przyporządkować im podzadania w obrębie zadania i oddzielne terminy realizacji.
  • Powstał również mailing mający na celu wysyłkę maila do trzech grup docelowych: Zleceniodawcy, Zleceniobiorcy, Obserwatora.

Korzyści z wdrożenia Comarch DMS

  • Skrócenie o 60% czasu potrzebnego na ofertowanie oraz obsługę zleceń,
  • Wygodna kontrola nad stanem realizacji zleceń,
  • Grupowanie zadań dla pracowników na jednej liście,
  • Wdrożenie procesu „follow up” dla wysłanych ofert zwiększającego skuteczność ofertowania.

„Firma BMP Consulting po raz kolejny okazała się solidnym partnerem, który skutecznie wdrożył nowe procesy dopasowane do naszych innowacyjnych potrzeb. Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów skróciło o 60% czas potrzebny na ofertowanie oraz obsługę zleceń. Wdrożenie Comarch DMS niewątpliwie umożliwia nam obsługę większej ilości Klientów na jak najwyższym poziomie”.

Podsumowanie

Praktyczne wdrożenie wykazało bardzo dużą elastyczność rozwiązania Comarch DMS i możliwość dodania niestandardowych funkcjonalności, takich jak:

  • inicjowane wysłanie wiadomości emaili zawierających dynamiczną treść do odbiorców z poza firmy,
  • współpraca z indywidualnymi aplikacjami webowymi,
  • możliwość zmiany statusu dokumentu wywołaną zewnętrzną aplikacją.

Tym samym DMS okazuje się rozwiązaniem, które można z powodzeniem zastosować nawet tam, gdzie klient ma potrzeby znacznie wykraczające poza standardową funkcjonalność DMS lub konieczna jest integracja z innym systemem firmy trzeciej.

Udostępnij
Udostępnij