Poniższe FAQ KSeF Comarch ERP Optima porządkuje kluczowe zagadnienia związane z wdrożeniem i codzienną pracą z Krajowym Systemem e-Faktur w systemach Comarch.
1. Jak uwierzytelnić się do KSeF w Comarch ERP Optima?
W Comarch ERP Optima dostępne są różne metody uwierzytelniania w KSeF, w tym tokeny oraz certyfikaty. Uprawnienia do wysyłki i pobierania e-faktur nadaje się w Konfiguracji programu na karcie operatora.
2. Czy w Optimie można korzystać z certyfikatów KSeF?
Certyfikaty w Optimie są już dostępne w wersji Comarch ERP Optima 2026.0.1. W tej wersji możliwe jest również uwierzytelnienie w środowisku demonstracyjnym KSeF za pomocą certyfikatu KSeF oraz tokenu.
W przypadku środowiska produkcyjnego (na ten moment) w praktyce obowiązuje obsługa tokenów – a formy autoryzacji obejmują m.in. tokeny generowane na podstawie certyfikatu, token z aplikacji podatnika KSeF oraz podpis kwalifikowany/pieczęć.
Uprawnienia do wysyłki i pobierania faktur nadaje się w Konfiguracji programu na karcie operatora.
Wskazówka: zalecane są osobne tokeny dla poszczególnych systemów, choć technicznie możliwe bywa użycie tego samego.
3. Jak działa wysyłka faktur do KSeF w Comarch ERP Optima?
Faktury mogą być wysyłane:
automatycznie w momencie zatwierdzania dokumentu,
ręcznie z poziomu listy dokumentów,
cyklicznie, z wykorzystaniem automatu wysyłki.
To jedno z kluczowych zagadnień poruszanych w FAQ KSeF Comarch ERP Optima.
4. Czy możliwa jest automatyczna wysyłka faktur o określonej godzinie?
W Comarch ERP Optima można wysyłać faktury do KSeF:
automatycznie przy zatwierdzaniu dokumentu (parametr na operatorze „Wysyłanie przy zatwierdzaniu”),
ręcznie z listy – dedykowanym przyciskiem.
W systemie dostępna jest też funkcja Automatu wysyłki faktur, która pozwala ustawić konkretną godzinę oraz interwał wysyłki (np. co 1/2/4 godziny). To szczególnie ważne w firmach pracujących zmianowo (np. nocna zmiana) i przy pracy w trybie offline24.
Kod QR pojawia się na wydruku faktury wysłanej do KSeF. W przypadku wydruków własnych warto je zweryfikować po aktualizacjach.
Ważne ograniczenie: faktury wysłanej do KSeF nie da się „cofnąć do bufora” i edytować (np. dopisać WZ). Jeśli potrzebna jest zmiana – w praktyce stosuje się korektę. W środowisku produkcyjnym nie ma anulowania faktur po wysyłce do KSeF.
5. Czy fakturę wysłaną do KSeF można edytować lub anulować?
Nie. Faktury wysłanej do KSeF nie można edytować ani anulować. W przypadku błędu należy wystawić fakturę korygującą. Informacja ta regularnie pojawia się w pytaniach w ramach FAQ KSeF Comarch ERP Optima.
6. Kiedy numery KSeF będą widoczne w plikach JPK?
Zgodnie z komunikatami MF, nowa struktura JPK ma obowiązywać od 1 lutego 2026 r. W praktyce oznacza to, że wykazywanie numerów KSeF w JPK będzie możliwe dopiero po wdrożeniu nowych struktur JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3). Planowany termin udostępnienia zmian w Comarch ERP Optima wskazywany był na luty/marzec 2026 r.
7. Jakie są koszty i limity korzystania z KSeF w Optimie?
Najważniejsze zasady:
obowiązywał bezpłatny okres komunikacji z KSeF dla Klientów Comarch ERP do 31 lipca 2026 r., a dla Klientów, którzy nabyli Comarch ERP 1 czerwca 2025 r. lub później – bezpłatny okres miał trwać do końca 2026 r. (dalej zgodnie z cennikiem),
limit obejmuje wszystkie operacje wymiany e-faktur: zarówno wysyłkę, jak i pobieranie,
każda faktura wysłana/odebrana z KSeF pomniejsza limit (korekty również liczą się jako kolejny dokument).
Comarch Betterfly: komunikacja z KSeF jest bezpłatna (zarówno w wersji płatnej, jak i bezpłatnej).
Pakiet OCR&KSeF:
dokumenty KSeF liczone są jako 1 dokument = 1 faktura (niezależnie od stron/pozycji),
OCR rozliczany jest stronami (1 skanowana strona = 1 strona limitu),
system w pierwszej kolejności wykorzystuje pakiet KSeF, a dopiero potem część OCR.
8. Jak pobierać faktury zakupowe z KSeF do Comarch ERP Optima?
W Optimie faktury z KSeF pobiera się z zakładki KSeF → Faktury z KSeF (przy pierwszym wejściu automatycznie pobierany jest zakres ok. 2 miesięcy; kolejne wejścia dociągają tylko nowe dokumenty).
Dokument można zakwalifikować:
do Handlu (wtedy trafia na listę faktur zakupu w Handlu, zwykle w statusie bufora),
albo bezpośrednio do Rejestrów VAT (z pominięciem Handlu).
Jedna faktura → jedno miejsce docelowe. Nie da się rozdzielić części faktury do Handlu, a części do Rejestru VAT (w takim przypadku potrzebne jest ręczne rozbicie).
Po imporcie możliwa jest edycja dokumentu, w tym podział pozycji czy doprecyzowanie danych. Dostępne jest także wiązanie FZ z dokumentami PZ oraz mechanizmy dopasowania pozycji po EAN lub nazwie.
9. Czy faktury z KSeF można powiązać z dokumentami magazynowymi?
Tak. W Comarch ERP Optima możliwe jest wiązanie faktur zakupowych pobranych z KSeF z dokumentami PZ, co ułatwia rozliczenia magazynowe i księgowe.
10. Jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym przy KSeF?
Dokumenty mogą być przekazywane do biura rachunkowego m.in. przez Internetową Wymianę Danych (IWD).
W Optimie dostępna jest wizualizacja dokumentów z KSeF (w formularzu dokumentu / rejestrach VAT). W przypadku pobierania dokumentów kosztowych przez biuro bezpośrednio z KSeF konieczne jest zadbanie o poprawność i potwierdzenie, że faktura dotyczy firmy klienta.
Uwaga organizacyjna: import do Handlu zwykle nie jest realizowany przez biura (chyba że zostało to świadomie ustalone), bo dotyczy gospodarki magazynowej.
Podsumowanie
To FAQ KSeF Comarch ERP Optima stanowi praktyczne kompendium wiedzy dla firm i biur rachunkowych przygotowujących się do obowiązkowego KSeF. Systematyczne aktualizacje Optimy oraz automatyzacja procesów pozwalają bezpiecznie i sprawnie obsługiwać e-faktury w zgodzie z przepisami.
Pełne instrukcje konfiguracji i wybranych funkcji (m.in. demo, automat wysyłki, wiązanie FZ–PZ) znajdują się w bazach pomocy Comarch oraz w komunikatach MF dotyczących KSeF/JPK.
