Spis treści:
Comarch ERP XL w modelu subskrypcyjnym zmienia sposób rozliczania licencji i porządkuje strukturę modułów. Zamiast kupować licencję na czas nieokreślony, firma opłaca miesięczny dostęp do wybranego zakresu systemu. Dzięki temu ogranicza początkowe wydatki na oprogramowanie, a ponadto może łatwiej planować regularne koszty.
Czy subskrypcja wymaga przejścia do chmury? Jak Comarch rozlicza użytkowników, urządzenia i moduły? Co obejmuje opłata, a które elementy projektu wymagają osobnego budżetu? Poniżej odpowiadamy na najważniejsze pytania dotyczące tego modelu.
1. Na czym polega subskrypcja Comarch ERP XL?
W modelu subskrypcyjnym firma nie kupuje licencji na czas nieokreślony. Zamiast tego otrzymuje prawo do korzystania z wybranych modułów Comarch ERP XL przez okres obowiązywania subskrypcji i wnosi opłatę miesięczną.
Zamówienie albo umowa określają zakres dostępnego oprogramowania. Z kolei regulamin opisuje między innymi warunki użytkowania systemu, sposób świadczenia subskrypcji, zasady rozliczeń, okres obowiązywania umowy oraz prawa i obowiązki stron.
Najważniejsza różnica dotyczy zakończenia współpracy. Po wygaśnięciu subskrypcji klient traci możliwość korzystania z systemu.
2. Co firma zyskuje dzięki modelowi subskrypcyjnemu?
Przede wszystkim organizacja nie ponosi na początku projektu wysokiej, jednorazowej opłaty za licencje. Zamiast tego regularnie opłaca dostęp do wybranego zakresu systemu.
Model subskrypcyjny zapewnia również:
- łatwiejszy start dzięki ograniczeniu początkowych wydatków na oprogramowanie,
- bardziej przejrzyste koszty dostępu do systemu,
- możliwość dostosowywania wielkości subskrypcji do bieżącego zapotrzebowania,
- dostęp do aktualizacji standardowego oprogramowania i zmian związanych z przepisami,
- brak dodatkowej opłaty typu upgrade za nowe wersje standardowego systemu,
- pomoc techniczną w ramach opłaty subskrypcyjnej.
Jednocześnie opłata za oprogramowanie nie stanowi całkowitego kosztu projektu. Firma powinna osobno zaplanować budżet na analizę, konfigurację, migrację danych, integracje, szkolenia oraz rozszerzenia, które wykonawca przygotuje na zamówienie.
3. Czy subskrypcja oznacza przejście Comarch ERP XL do chmury?
Nie. Subskrypcja określa sposób licencjonowania i rozliczania oprogramowania, a nie miejsce jego instalacji.
Firma może uruchomić Comarch ERP XL na własnej infrastrukturze serwerowej albo w innym wybranym środowisku. Z kolei Chmura Comarch pozostaje odrębnym wariantem, który organizacja może wybrać zgodnie ze swoimi potrzebami.
Dlatego przejście na subskrypcję nie wymusza migracji danych do chmury. Przedsiębiorstwo podejmuje decyzję o infrastrukturze osobno, uwzględniając politykę IT, bezpieczeństwo, dostępne zasoby oraz sposób utrzymania systemu.
4. Czy opłata subskrypcyjna obejmuje aktualizacje?
Tak. Opłata obejmuje aktualizacje standardowej wersji Comarch ERP XL oraz zmiany związane z przepisami. W efekcie klient nie ponosi osobnej opłaty za upgrade do nowych wersji standardowego oprogramowania.
Jednak każda zmiana wersji wymaga odpowiedniego przygotowania. Przed aktualizacją firma i partner wdrożeniowy powinni sprawdzić między innymi:
- zgodność integracji,
- działanie indywidualnych rozszerzeń,
- wymagania infrastrukturalne,
- zakres potrzebnych testów,
- wpływ aktualizacji na bieżące procesy.
Nowe wersje rozwijają standardowy zakres systemu. Natomiast aktualizacja standardu nie obejmuje automatycznie modyfikacji, które partner lub inny wykonawca przygotował specjalnie dla klienta.
5. Jak wygląda podział modułów w modelu subskrypcyjnym?
Comarch uporządkował ofertę wokół Modułów Funkcjonalnych. Dzięki temu firma wybiera pakiety grupujące funkcje dla określonych obszarów, zamiast zestawiać wiele pojedynczych licencji.
Do modułów głównych należą:
- Produkcja Basic i Produkcja Pro,
- Finanse Basic i Finanse Pro,
- Sprzedaż Basic i Sprzedaż Pro,
- Zakupy Basic i Zakupy Pro.
Oferta obejmuje także rozwiązania związane między innymi z HR, CRM, serwisem, projektami, Business Intelligence, obiegiem dokumentów, WMS oraz obsługą mobilną. Dlatego konfiguracja powinna wynikać z rzeczywistych procesów, które przedsiębiorstwo realizuje.
Pakiet Pro nie zawiera automatycznie pakietu Basic. W danej kategorii instalacja musi mieć co najmniej tyle modułów Basic, ile modułów Pro. W związku z tym partner powinien uwzględnić zasady ich łączenia podczas przygotowywania konfiguracji.
Sprawdź zasady oraz cennik Comarch ERP XL w modelu subskrypcyjnym dla firm
6. Jak Comarch licencjonuje poszczególne moduły?
Comarch stosuje kilka sposobów rozliczania modułów. Właściwe przypisanie licencji wpływa więc bezpośrednio na koszt subskrypcji.
Moduły stanowiskowe
W tym wariancie liczy się maksymalna liczba użytkowników, którzy pracują jednocześnie w danym module. Podczas logowania użytkownik pobiera przypisane licencje, a po zakończeniu pracy system zwraca je do wspólnej puli.
Dzięki temu firma może potrzebować mniej licencji, niż wynosi liczba wszystkich osób korzystających z modułu, jeśli użytkownicy nie pracują w nim równocześnie.
W przypadku modułów głównych oraz modułów dodatkowych Odczyt, Projekty, Serwis i CRM Comarch oblicza liczbę osób korzystających jednocześnie jako sumę liczby zakupionych modułów.
Moduły stanowiskowe nazwane
Comarch przypisuje taką licencję do konkretnego użytkownika i identyfikuje go za pomocą loginu oraz hasła. Po zakończeniu jego pracy stanowisko nie wraca do wspólnej puli.
Ta zasada dotyczy wskazanych modułów Comarch Mobile, Comarch WMS Zarządzanie, BI Point, BI Point Start, Comarch Data Editor, Comarch Shipping oraz Comarch TNA.
Moduły stanowiskowe read-only
Użytkownik nazwany z licencją read-only może wyłącznie odczytywać dane. Nie może natomiast edytować raportów ani dashboardów. Ten sposób licencjonowania dotyczy modułów BI Point Premium oraz BI Point Enterprise.
Moduły rozliczane według liczby pracowników
Z kolei w przypadku modułów HR cena zależy od określonej liczby pracowników. Comarch uwzględnia osoby, które firma ewidencjonuje w module HR Basic i które w dniu logowania pozostają zatrudnione na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej lub umowy B2B.
Moduły serwerowe
Opłata za moduł serwerowy zapewnia dostęp wszystkim użytkownikom systemu. W ten sposób Comarch licencjonuje między innymi Interfejs Programistyczny oraz Modelowanie Procesów.
Moduły licencjonowane na urządzenie
W tym wariancie cena dotyczy dostępu przez jedno urządzenie mobilne, stanowisko POS albo określoną w pakiecie liczbę urządzeń. Comarch stosuje tę zasadę w przypadku wybranych rozwiązań Comarch Mobile, Comarch POS oraz Comarch POS Backoffice.
W przypadku Comarch webPOS Samoobsługa jedna sztuka pakietu pozwala użytkownikom pracować na 12 urządzeniach.
Moduły na urządzenie i użytkownika nazwanego
Niektóre moduły łączą oba kryteria. Wówczas Comarch rozlicza zarówno urządzenie, jak i przypisanego użytkownika nazwanego.
Komunikacja z KSeF
Zgodnie z materiałami dotyczącymi licencjonowania Comarch KSeF klienci korzystający z systemu ERP w modelu subskrypcyjnym mają bezpłatny okres komunikacji z KSeF do 31 grudnia 2026 roku. Po tym terminie Comarch ma rozliczać usługę zgodnie z aktualnym cennikiem Comarch KSeF. Warunki warto potwierdzić przy składaniu zamówienia.
7. Jak obliczyć potrzebną liczbę licencji?
Nie każda osoba zatrudniona w firmie potrzebuje pełnego zestawu licencji Comarch ERP XL. Dlatego liczbę i rodzaj dostępów należy określić na podstawie rzeczywistego sposobu pracy.
Przed przygotowaniem konfiguracji warto ustalić:
- Ilu pracowników będzie korzystać z systemu?
- Z jakich obszarów funkcjonalnych skorzysta każda grupa użytkowników?
- Ile osób będzie pracować jednocześnie w poszczególnych modułach?
- Które osoby wymagają licencji nazwanych?
- Ile urządzeń mobilnych i stanowisk POS wykorzysta firma?
- Ilu pracowników obejmie obsługa w obszarze HR?
- Czy organizacja potrzebuje modułów serwerowych, integracji lub indywidualnych rozszerzeń?
Taka analiza ogranicza ryzyko niedoszacowania. Ponadto pomaga uniknąć zamawiania dostępów, których firma nie będzie wykorzystywać.
8. Ile kosztuje Comarch ERP XL w subskrypcji?
Nie istnieje jedna cena odpowiednia dla każdej organizacji. Miesięczna opłata zależy między innymi od:
- wybranych Modułów Funkcjonalnych,
- liczby użytkowników pracujących jednocześnie,
- liczby użytkowników nazwanych,
- liczby pracowników, których obejmują moduły HR,
- liczby urządzeń mobilnych i stanowisk POS,
- wybranych modułów dodatkowych.
Z kolei osobny element budżetu stanowi projekt wdrożeniowy. Jego koszt może obejmować analizę, konfigurację, migrację danych, integracje, szkolenia oraz przygotowanie indywidualnych rozszerzeń.
Cennik obowiązujący od 1 lipca 2026 roku podaje ceny netto w złotych, bez 23% podatku VAT. Dokument określa ceny oprogramowania, natomiast regulamin opisuje zasady oraz przyczyny ich ewentualnych zmian. Comarch deklaruje również, że poinformuje klientów o zmianie cennika z odpowiednim wyprzedzeniem oraz przekaże zakres i uzasadnienie zmian.
Dlatego przed zamówieniem firma powinna potwierdzić obowiązujące wersje regulaminu i cennika.
9. Czy można zmienić zakres subskrypcji?
Model subskrypcyjny pozwala dostosowywać wielkość subskrypcji do bieżącego zapotrzebowania. Jednak regulamin, cennik i warunki konkretnej umowy określają tryb zmiany modułów lub liczby dostępów.
Dlatego przed podpisaniem umowy firma powinna sprawdzić:
- jak zgłosić zwiększenie lub zmniejszenie zakresu,
- od kiedy zacznie obowiązywać zmiana,
- jaki okres rozliczeniowy stosuje dostawca,
- na jakich zasadach można zrezygnować z wybranych modułów,
- czy zmiana wymaga dodatkowej konfiguracji.
10. Co dzieje się po zakończeniu subskrypcji?
Po zakończeniu subskrypcji klient nie może dalej korzystać z oprogramowania. Tym samym model ten różni się od licencji na czas nieokreślony, która pozwala korzystać z posiadanej wersji bez dostępu do kolejnych aktualizacji.
Przed zawarciem umowy należy sprawdzić:
- okres obowiązywania subskrypcji,
- zasady jej przedłużania,
- termin i sposób wypowiedzenia,
- konsekwencje braku płatności,
- zasady postępowania z danymi po zakończeniu korzystania z systemu.
Z kolei regulamin, zamówienie oraz umowa określają szczegółowe zasady zakończenia współpracy. Warto więc przeanalizować te dokumenty przed podjęciem decyzji.
11. Co z firmami, które mają licencje bezterminowe Comarch ERP XL?
Dotychczasowi klienci mogą pozostać przy tradycyjnym modelu licencji na czas nieokreślony. Przejście na subskrypcję pozostaje dobrowolną decyzją.
Dlatego przed wyborem modelu warto porównać:
- obecny zakres licencji,
- koszty utrzymania oraz aktualizacji,
- planowany rozwój systemu,
- zapotrzebowanie na dodatkowych użytkowników,
- zakres używanych modyfikacji,
- planowane zmiany organizacyjne.
Partner wdrożeniowy powinien sprawdzić warunki ewentualnego przejścia na podstawie aktualnego cennika, regulaminu i zakresu posiadanych licencji.
12. Subskrypcja czy licencja wieczysta? Co warto porównać przed podjęciem decyzji?
Oba modele odpowiadają na inne potrzeby finansowe i rozwojowe. Subskrypcja ogranicza jednorazowy wydatek na licencje i obejmuje aktualizacje standardowego oprogramowania. Wymaga jednak regularnych opłat, a po zakończeniu umowy firma traci możliwość korzystania z systemu. Z kolei licencja wieczysta wymaga zakupu na początku, lecz pozwala dalej używać posiadanej wersji bez dostępu do kolejnych aktualizacji.
Przed podjęciem decyzji warto porównać:
- łączny koszt obu modeli w przyjętym okresie, z uwzględnieniem wdrożenia, utrzymania i aktualizacji,
- wpływ wydatku początkowego oraz regularnych opłat na budżet,
- planowany wzrost liczby użytkowników, modułów i urządzeń,
- znaczenie bieżących aktualizacji oraz zmian związanych z przepisami,
- zakres integracji i indywidualnych modyfikacji, które mogą wymagać osobnych prac przy zmianie wersji,
- warunki zmiany lub zakończenia umowy,
- plany rozwoju systemu i dostęp do nowych funkcji.
Ostatnie kryterium ma szczególne znaczenie dla firm planujących dalszy rozwój rozwiązania. Comarch zapowiada, że nowe funkcjonalności, interfejsy webowe i kolejne usprawnienia technologiczne będą docelowo dostępne wyłącznie w modelu subskrypcyjnym. Jednocześnie migracja z licencji wieczystej pozostaje dobrowolna i nie ma narzuconego terminu.
Dlatego porównanie powinno obejmować nie tylko bieżącą cenę, lecz także kilkuletni horyzont kosztów, plan zmian w organizacji oraz oczekiwane tempo rozwoju systemu.
13. Czy subskrypcja obejmuje wdrożenie i pomoc techniczną?
Sama subskrypcja dotyczy prawa do korzystania z oprogramowania. Wdrożenie stanowi odrębny projekt, a jego zakres zależy od potrzeb przedsiębiorstwa.
Projekt może obejmować:
- analizę procesów biznesowych,
- dobór modułów i sposobu licencjonowania,
- instalację oraz konfigurację systemu,
- migrację danych,
- przygotowanie integracji,
- dostosowanie wydruków i procesów,
- testy oraz szkolenia,
- wsparcie podczas uruchomienia produkcyjnego.
Z kolei pomoc techniczna stanowi jeden z elementów opłaty subskrypcyjnej. Firma powinna jednak odróżnić jej standardowy zakres od usług wdrożeniowych, administracji infrastrukturą i dodatkowego wsparcia partnera.
Dlatego przed zawarciem umowy warto ustalić, kto przyjmuje zgłoszenia, jakie problemy obejmuje standardowa pomoc oraz jak partner rozlicza obsługę indywidualnych modyfikacji. Ponadto oferta wdrożeniowa powinna wskazywać zakres, harmonogram i sposób rozliczania prac, aby firma mogła oddzielić jednorazowy koszt uruchomienia systemu od regularnej opłaty za oprogramowanie.
14. Dla jakich firm przeznaczono Comarch ERP XL?
Comarch ERP XL to wielomodułowy, zintegrowany system ERP. Comarch rozwija go z myślą o średnich i dużych przedsiębiorstwach, ze szczególnym uwzględnieniem firm handlowych oraz produkcyjnych.
Użytkownicy z różnych działów pracują na tej samej bazie danych. Dzięki temu uprawnione osoby od razu widzą zmiany dotyczące między innymi kontrahentów, indeksów materiałowych, faktur i zamówień.
System wspiera między innymi:
- sprzedaż i procesy handlowe,
- zakupy oraz gospodarkę magazynową,
- logistykę i spedycję,
- planowanie, realizację i rozliczanie produkcji,
- finanse i księgowość,
- kadry i płace,
- CRM, serwis i utrzymanie ruchu,
- zarządzanie projektami,
- raportowanie i Business Intelligence,
- elektroniczny obieg dokumentów.
Dobór modułów powinien wynikać przede wszystkim z procesów, które przedsiębiorstwo realizuje, a nie wyłącznie z liczby użytkowników.
15. Jak przygotować firmę do wyboru subskrypcji?
Pierwszym krokiem powinna być analiza licencyjna lub przedwdrożeniowa. W jej ramach firma ustala, kto będzie korzystać z systemu, w jakich obszarach i jak często.
Następnie warto przygotować:
- listę działów i użytkowników,
- opis najważniejszych procesów,
- informacje o obecnych systemach oraz integracjach,
- liczbę osób pracujących jednocześnie,
- liczbę pracowników, których obejmie obsługa HR,
- liczbę urządzeń mobilnych i stanowisk sprzedażowych,
- plan rozwoju organizacji.
Na tej podstawie partner może dobrać moduły, oszacować koszt subskrypcji oraz określić zakres wdrożenia.
Podsumowanie
Comarch ERP XL w modelu subskrypcyjnym pozwala korzystać z systemu bez zakupu licencji na czas nieokreślony. Firma opłaca dostęp co miesiąc, a w ramach subskrypcji otrzymuje aktualizacje standardowego oprogramowania i zmiany związane z przepisami.
Subskrypcja nie wymusza przejścia do chmury. Wymaga jednak dokładnego doboru modułów oraz sposobu ich licencjonowania. Na cenę wpływają między innymi liczba jednoczesnych użytkowników, dostępów nazwanych, pracowników i urządzeń.
Przed podjęciem decyzji warto przeanalizować nie tylko koszt oprogramowania, lecz także zakres wdrożenia, integracje, wymagania infrastrukturalne oraz warunki zakończenia subskrypcji.
Sprawdź najnowsze aktualizacje systemu Comarch ERP XL
Chcesz poznać koszt Comarch ERP XL dla swojej firmy?
Pomożemy dobrać odpowiednie moduły, policzyć potrzebne dostępy i porównać model subskrypcyjny z obecnym sposobem licencjonowania. Przygotujemy również zakres wdrożenia uwzględniający procesy, integracje i planowany rozwój systemu.
Wypełnij formularz lub zadzwoń.
Kontakt w sprawie wyceny i wdrożenia systemów Comarch ERP
- +48 888 521 283
- pawel.serpina@bmpconsulting.pl
