Agenci AI w Comarch ERP Optima – funkcje

Comarch ERP Optima udostępnia pięciu agentów AI wspierających księgowość oraz procesy kadrowo-płacowe. Weryfikują faktury z KSeF, kwalifikują i kategoryzują dokumenty, dobierają schematy księgowe oraz uzupełniają dane potrzebne przy wyrejestrowaniu pracownika z ubezpieczeń. Wyniki pracy agentów są widoczne w systemie i mogą zostać sprawdzone przez użytkownika.

Agenci AI mają ograniczać liczbę powtarzalnych czynności wykonywanych ręcznie. Nie są jednym ogólnym narzędziem posiadającym dostęp do całego systemu. Każdy agent odpowiada za konkretny etap procesu i korzysta z danych potrzebnych do wykonania swojego zadania.

Czym są agenci AI w Comarch ERP Optima?

Agent AI to funkcja osadzona bezpośrednio w systemie ERP i przeznaczona do realizacji określonego celu biznesowego. W zależności od zadania agent może:

rozpocząć pracę po pojawieniu się nowego dokumentu;
przeanalizować dane faktury i historię podobnych operacji;
sprawdzić informacje w dostępnych rejestrach;
zaproponować kategorię lub sposób kwalifikacji;
dobrać schemat księgowy;
wykonać określoną operację i oznaczyć jej wynik;
przekazać przypadek użytkownikowi do sprawdzenia.

Agent różni się od klasycznej automatyzacji możliwością interpretowania danych, których nie zawsze da się obsłużyć prostą regułą.

Więcej o różnicach między agentem, asystentem AI i tradycyjną automatyzacją przeczytasz w artykule AI i agenci AI w systemach Comarch ERP – jak działają i gdzie są dostępni?

Jakich agentów AI udostępnia Comarch ERP Optima?

Agenci AI dostępni w Comarch ERP Optima i ich główne zadania
Agent AI	Główne zadanie
Weryfikator e-Faktur	Sprawdza wiarygodność faktur pobranych z KSeF oraz ich wystawców.
Kwalifikator kosztów	Proponuje, czy faktura zakupu powinna trafić do modułu Handel, czy do rejestru VAT.
Kategoryzator dokumentów	Przypisuje kategorię nagłówka do faktur zakupowych i sprzedażowych.
Dekretator kosztów	Dobiera schemat księgowy i księguje faktury kosztowe.
Agent dokumentacji ZWUA	Uzupełnia dane potrzebne przy wyrejestrowaniu pracownika z ubezpieczeń.

Każdy agent może zostać włączony albo wyłączony osobno. Zmiana statusu agenta wymaga uprawnień administratora.

Jak wygląda obsługa faktury z KSeF przez agentów AI?

Po pobraniu nowej faktury z KSeF w tle mogą rozpocząć pracę trzej niezależni agenci:

Weryfikator e-Faktur sprawdza dane wystawcy i sygnalizuje poziom ryzyka.
Kwalifikator kosztów proponuje dalszą ścieżkę dokumentu.
Kategoryzator dokumentów dobiera kategorię nagłówka.

Wyniki są prezentowane na formularzu dokumentu. Użytkownik może zaakceptować poszczególne propozycje, zatwierdzić wszystkie wyniki albo ręcznie zmienić kategorię i kwalifikację.

Następnie faktura może trafić do odpowiedniej ewidencji. W przypadku faktury kosztowej w rejestrze VAT zakupu Dekretator kosztów może dobrać schemat księgowy i zaksięgować dokument.

Ważne: agenci analizują nowo pobrane dokumenty. Faktury znajdujące się wcześniej na liście KSeF nie są automatycznie przetwarzane ponownie.

Weryfikator e-Faktur – kontrola dokumentów pobranych z KSeF

Weryfikator uruchamia się dla dokumentów z polskim numerem NIP. Sprawdza między innymi:

obecność wystawcy w rejestrze GUS;
obecność firmy w słowniku kontrahentów;
status podatnika VAT;
rachunek na białej liście podatników VAT.

Dokument może otrzymać status danych zgodnych, średniego ryzyka albo wysokiego ryzyka. Żółte i czerwone oznaczenia wskazują, że faktura powinna zostać dokładniej sprawdzona.

Status jest informacją wspierającą użytkownika. Nie zastępuje procedur kontroli obowiązujących w firmie i nie powinien być traktowany jako samodzielna decyzja o płatności.

Kwalifikator kosztów – Handel czy rejestr VAT?

Kwalifikator działa dla nowo wczytanych faktur zakupowych. Proponuje, czy dokument powinien zostać skierowany do modułu Handel, czy do rejestru VAT.

Najpierw analizuje historię ostatnich faktur tego samego dostawcy. Jeżeli wcześniejsze dokumenty nie pozwalają na jednoznaczną decyzję, agent może przeanalizować:

opis towarów i usług;
pozycje dokumentu;
numer NIP kontrahenta;
walutę;
pozostałe informacje opisujące fakturę.

Użytkownik może zatwierdzić propozycję albo zmienić kwalifikację ręcznie. Taka zmiana zostanie oznaczona jako decyzja użytkownika.

Kategoryzator dokumentów – propozycja kategorii nagłówka

Kategoryzator działa na dokumentach zakupowych i sprzedażowych, które nie mają jeszcze przypisanej kategorii nagłówka.

Agent najpierw analizuje historię dokumentów kontrahenta. Jeżeli nie znajduje jednoznacznego dopasowania, wykorzystuje analizę treści pozycji dokumentu.

Może przypisać kategorię, wskazać konieczność sprawdzenia wyniku albo poinformować, że nie udało się przygotować jednoznacznej rekomendacji. Uzupełniona kategoria może być później jednym z kryteriów używanych przez Dekretatora kosztów.

Dekretator kosztów – dobór schematu i księgowanie dokumentu

Dekretator wspiera księgowanie faktur kosztowych z rejestru VAT zakupu do księgowości kontowej.

Szuka podobnych, wcześniej zaksięgowanych faktur tego samego kontrahenta, podrejestru i kategorii.
Jeżeli nie znajduje dopasowania, analizuje podobne dokumenty w podrejestrze z tą samą kategorią.
Wybiera najlepiej dopasowany aktywny schemat księgowy.
Księguje dokument i oznacza wynik operacji.

Status informuje, czy dokument został zaksięgowany schematem wybranym przez AI oraz czy wynik wymaga dodatkowej kontroli.

Warunki działania Dekretatora

firma korzysta z księgowości kontowej;
zdefiniowano schematy dla rejestru VAT zakupu;
schematy wykorzystują księgowanie przez bufor;
faktury mają uzupełnione kategorie i podrejestry;
rekomendowane schematy są aktywne.

Dekretator nie tworzy schematów księgowych od podstaw. Wybiera schemat spośród rozwiązań przygotowanych i aktywnych w danym środowisku.

Agent dokumentacji ZWUA – wsparcie procesów kadrowo-płacowych

Agent wspiera proces związany ze zwolnieniem pracownika i przygotowaniem informacji potrzebnych do deklaracji ZUS ZWUA.

Po wprowadzeniu daty oraz przyczyny zwolnienia może uzupełnić dane dotyczące:

wyrejestrowania z ubezpieczeń;
trybu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Użytkownik powinien zweryfikować propozycję przed zapisaniem formularza. Agent pokazuje również uzasadnienie przygotowanego wyniku.

Jeżeli usługa AI jest chwilowo niedostępna, potrzebne informacje można wprowadzić ręcznie, bez zatrzymywania pracy programu.

Jakie wymagania trzeba spełnić?

Zgodnie z aktualną dokumentacją potrzebne są:

Comarch ERP Optima w wersji co najmniej 2026.5.1;
aktualizacje dotyczące agentów AI;
akceptacja Regulaminu Agentów AI;
włączenie agentów w panelu AI i RPA;
uprawnienia administratora do zarządzania ich statusem;
dostępna pula tokenów.

Jak włączyć lub wyłączyć agentów?

Administrator zarządza funkcjami w panelu:

Start → AI i RPA → Sztuczna inteligencja

Każdy agent ma osobny kafelek i status aktywności. Można więc uruchomić tylko wybrane funkcje. Wyłączenie agenta powoduje, że przestaje on analizować kolejne dokumenty.

Optima w przeglądarce

Wybrani agenci są dostępni również w Comarch ERP Optima w przeglądarce. Na fakturach zakupowych z KSeF mogą działać Weryfikator, Kwalifikator i Kategoryzator. Zakres funkcji należy potwierdzić w aktualnej dokumentacji wersji przeglądarkowej.

Jak rozliczane jest korzystanie z agentów?

Agenci korzystają z puli tokenów AI. Administrator może sprawdzić:

liczbę wykorzystanych tokenów;
pozostałą pulę bezpłatną;
posiadane pakiety płatne;
zużycie przypisane do poszczególnych agentów.

Po wyczerpaniu puli agenci wstrzymują pracę do rozpoczęcia kolejnego okresu rozliczeniowego albo zwiększenia pakietu.

Wyczerpanie tokenów nie zatrzymuje obsługi KSeF. Faktury nadal mogą być pobierane i wysyłane, ale nie zostaną przeanalizowane przez agentów do czasu przywrócenia dostępnej puli.

Jak przygotować pierwszy test agentów AI?

Wybierz jeden proces.
Zacznij od kwalifikacji faktur, kategoryzacji albo doboru schematu dla wybranej grupy dokumentów.
Ustal punkt wyjścia.
Zmierz liczbę dokumentów, czas obsługi, liczbę korekt i udział przypadków nietypowych.
Sprawdź dane.
Zweryfikuj kartoteki kontrahentów, kategorie, podrejestry i schematy księgowe.
Wyznacz osoby odpowiedzialne.
Określ, kto kontroluje rekomendacje i kto podejmuje decyzję w przypadkach wymagających weryfikacji.
Porównaj wynik.
Sprawdź oszczędność czasu, trafność rekomendacji, liczbę zmian i czas potrzebny na kontrolę.

Najczęstsze pytania o agentów AI w Comarch ERP Optima

Czy wszystkie faktury znajdujące się już w systemie zostaną przeanalizowane?

Nie. Agenci obsługują nowo pobierane dokumenty zgodnie z zasadami opisanymi w dokumentacji. Faktury znajdujące się wcześniej na liście KSeF nie są automatycznie przetwarzane ponownie.

Czy agent może wybrać niewłaściwą kategorię lub schemat?

Tak. Rekomendacja AI może wymagać korekty. System pokazuje status wyniku i pozwala użytkownikowi sprawdzić lub zmienić propozycję.

Czy można włączyć tylko wybranych agentów?

Tak. Administrator może oddzielnie włączać i wyłączać każdego agenta w panelu AI i RPA.

Czy wyczerpanie tokenów zatrzymuje KSeF?

Nie. Wyczerpanie tokenów zatrzymuje pracę agentów AI, ale nie blokuje pobierania i wysyłania faktur przez KSeF.

Czy Agent dokumentacji ZWUA wysyła deklarację do ZUS?

Nie. Agent uzupełnia dane potrzebne w procesie. Użytkownik powinien je zweryfikować przed zapisaniem formularza i dalszą obsługą dokumentacji.

Od analizy dokumentu do decyzji użytkownika

Agenci AI w Comarch ERP Optima nie tworzą jednego całkowicie autonomicznego procesu. Każdy odpowiada za określony etap i pozostawia w systemie informację o wykonanej pracy.

Dzięki temu użytkownik może szybciej przejść od pobrania dokumentu do jego kwalifikacji, kategoryzacji i zaksięgowania, zachowując możliwość kontroli oraz ręcznej zmiany wyniku.

O rzeczywistej wartości rozwiązania decyduje jednak nie sama obecność AI, ale jego dopasowanie do procesu, jakości danych i sposobu pracy zespołu.