Spis treści:
Od 1 sierpnia 2026 r. dla większości użytkowników systemów Comarch ERP kończy się bezpłatny okres komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur. Oznacza to, że dalsze wysyłanie i odbieranie dokumentów przez KSeF będzie wymagało aktywnej usługi Comarch KSeF lub Comarch OCR&KSeF oraz odpowiedniej wersji systemu ERP.
Wyjątek dotyczy klientów korzystających z modelu subskrypcyjnego oraz nowych instalacji zakupionych po 1 czerwca 2025 r. W ich przypadku bezpłatny okres komunikacji z KSeF został wydłużony do 31 grudnia 2026 r. Po zakończeniu darmowego okresu korzystanie z komunikacji KSeF w systemach Comarch ERP staje się usługą płatną.
W tym artykule wyjaśniamy, jak działa licencjonowanie Comarch KSeF, jak rozliczane są limity dokumentów, kiedy warto kupić pakiet oraz co dzieje się po wykorzystaniu dostępnej puli.
Do kiedy komunikacja z KSeF w systemach Comarch ERP jest bezpłatna?
Dla klientów posiadających stacjonarną lub chmurową wersję systemu Comarch ERP standardowy darmowy okres komunikacji z KSeF trwa do 31 lipca 2026 r.
Do 31 grudnia 2026 r. z bezpłatnej komunikacji mogą natomiast korzystać klienci posiadający system ERP w modelu subskrypcyjnym oraz nowe instalacje. Za nowego klienta uznawana jest firma, która po raz pierwszy nabyła moduł Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL po 1 czerwca 2025 r.
Po zakończeniu odpowiedniego okresu bezpłatnego konieczny będzie zakup usługi pozwalającej na dalszą wymianę dokumentów z KSeF.
Comarch KSeF czy Comarch OCR&KSeF?
Klient może korzystać z usługi Comarch KSeF albo Comarch OCR&KSeF. Możliwe jest również jednoczesne posiadanie obu rozwiązań.
Comarch KSeF służy przede wszystkim do wysyłania i odbierania dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur. Comarch OCR&KSeF jest rozwiązaniem bardziej rozbudowanym, ponieważ poza komunikacją z KSeF oferuje także funkcje związane ze skanowaniem, rozpoznawaniem i dalszym przetwarzaniem dokumentów.
Jeżeli klient posiada oba pakiety, system najpierw wykorzystuje limit dostępny w Comarch KSeF. Dopiero po jego wyczerpaniu lub w przypadku braku tej licencji komunikacja jest rozliczana z pakietu Comarch OCR&KSeF.
Jak działa licencjonowanie Comarch KSeF?
Comarch KSeF działa w oparciu o pakiety zawierające określoną liczbę dokumentów. Przyznany limit jest limitem rocznym, a nie miesięcznym.
Oznacza to, że firma nie musi dzielić dostępnej puli po równo na każdy miesiąc. Może wykorzystać ją elastycznie, zgodnie z rzeczywistym zapotrzebowaniem. Jeżeli przedsiębiorstwo ma sezonowo większą liczbę faktur, może zużyć znaczną część limitu w jednym miesiącu, bez blokady wynikającej z miesięcznego ograniczenia.
W przypadku licencji stacjonarnej pula dokumentów jest przyznawana na 365 dni. W modelach subskrypcyjnych i chmurowych okres rozliczeniowy jest powiązany z dniem rozliczeniowym głównej licencji ERP.
Co dokładnie pomniejsza limit dokumentów?
Limit jest pomniejszany przy poprawnie zakończonej operacji wysyłki lub pobrania dokumentu.
W przypadku wysyłki dokument zostaje zliczony po potwierdzeniu przez bramkę Ministerstwa Finansów, że operacja zakończyła się prawidłowo. Przy pobieraniu limit jest naliczany po poprawnym pobraniu i przetworzeniu pliku XML z KSeF.
Samo wystawienie faktury w systemie ERP nie wykorzystuje limitu. Dotyczy to również dokumentu przygotowanego w trybie offline. Dokument zostanie zliczony dopiero wtedy, gdy faktycznie zostanie wysłany do KSeF.
Również samo zapisanie numeru KSeF, UPO lub statusu dokumentu wysłanego poza systemem Comarch nie pomniejsza dostępnej puli.
Czy jedna faktura zawsze oznacza jeden dokument z limitu?
Tak. W usłudze Comarch KSeF jedna poprawnie wysłana lub pobrana faktura jest liczona jako jeden dokument, niezależnie od tego, ile stron ma jej wizualizacja.
Faktura, której podgląd ma trzy, pięć czy więcej stron, nadal zmniejszy limit tylko o jeden dokument.
Czy wysłanie i pobranie tej samej faktury zostanie policzone dwa razy?
Comarch wprowadził mechanizmy zapobiegające podwójnemu zliczaniu dokumentów w określonych sytuacjach.
Dotyczy to między innymi faktury wystawionej w Comarch ERP, wysłanej do KSeF, a następnie pobranej z systemu. Podobne zabezpieczenia zastosowano w przypadku samofakturowania.
Co się stanie, jeśli wysyłka dokumentu zakończy się błędem?
Jeżeli dokument zostanie odrzucony z przyczyn technicznych, na przykład z powodu problemu z siecią lub serwerem Ministerstwa Finansów, limit nie powinien zostać pobrany.
Pula zmniejsza się przy poprawnych operacjach komunikacji, a nie przy każdej próbie wysyłki.
Co dzieje się po wykorzystaniu całego limitu?
Po wykorzystaniu dostępnej puli dokumentów nie można dokupić jednorazowej paczki uzupełniającej, na przykład dodatkowych 100 lub 200 dokumentów.
Klient musi przejść na wyższy pakiet Comarch KSeF. Po zmianie rozpoczyna się naliczanie nowego rocznego limitu zgodnego z wybranym wariantem.
Z tego względu warto przed zakupem przeanalizować liczbę faktur wysyłanych i pobieranych w ciągu roku, a także uwzględnić sezonowe wzrosty liczby dokumentów.
Czy można w dowolnym momencie przejść na wyższy pakiet?
Tak. Zwiększenie pakietu jest możliwe w dowolnym momencie trwania usługi. Nie obowiązuje okres blokady ani karencji.
Trzeba jednak pamiętać, że przy przejściu na wyższy pakiet rozpoczyna się nowy okres rozliczeniowy, a poprzedni limit jest zastępowany nową pulą. Niewykorzystane dokumenty ze starego pakietu nie są dodawane do nowego.
Czy można przejść na niższy pakiet?
Zmniejszenie pakietu jest bardziej złożone niż jego zwiększenie.
Klient musi najpierw wypowiedzieć umowę dotyczącą obecnego pakietu. Dopiero po zakończeniu okresu wypowiedzenia może kupić nowy, mniejszy wariant. Zakup mniejszego pakietu powoduje rozpoczęcie nowego limitu, bez przenoszenia niewykorzystanej puli z poprzedniej usługi.
Czy niewykorzystane dokumenty przechodzą na kolejny rok?
Nie. Niewykorzystany limit nie przechodzi na kolejny okres.
Po upływie roku klient otrzymuje nową pulę dokumentów zgodną z posiadanym pakietem, a usługa jest dalej rozliczana na dotychczasowych zasadach. Dokumenty, które pozostały z poprzedniego okresu, przepadają.
To kolejny argument za tym, aby dobrać pakiet na podstawie realnego wolumenu dokumentów, a nie kupować zbyt dużej puli „na zapas”.
Czy pakiet Comarch KSeF przedłuża się automatycznie?
Tak. Pakiety Comarch KSeF są odnawiane automatycznie. Klient nie musi składać nowego zamówienia co miesiąc ani co rok, o ile wcześniej nie zrezygnuje z usługi zgodnie z zasadami właściwego regulaminu.
Po rozpoczęciu kolejnego rocznego okresu na konto przypisywany jest nowy limit dokumentów.
Kiedy najlepiej kupić pakiet Comarch KSeF?
Pakiet należy aktywować przed zakończeniem przysługującego firmie bezpłatnego okresu, aby zachować ciągłość wysyłania i odbierania dokumentów.
Nie warto jednak uruchamiać płatnego pakietu z dużym wyprzedzeniem. Wcześniejsza aktywacja Comarch KSeF automatycznie kończy darmowy okres, a system od tego momentu zaczyna rozliczać dokumenty z płatnej puli.
Najlepszym rozwiązaniem jest wcześniejsze przygotowanie zamówienia, aktualizacji i konfiguracji, ale zaplanowanie samej aktywacji możliwie blisko końca darmowego okresu.
Trzeba też uwzględnić czas potrzebny na aktywację. W większości przypadków usługa jest gotowa tego samego dnia, często już po kilku minutach, jednak zgodnie z regulaminem proces może potrwać do pięciu dni roboczych.
Co się stanie, jeśli firma nie kupi pakietu do 1 sierpnia 2026 r.?
Jeżeli klient nie posiada aktywnej licencji Comarch KSeF ani Comarch OCR&KSeF, może zostać dla niego jednorazowo uruchomiony pakiet Demo.
Pakiet testowy umożliwia wysłanie lub odebranie 20 dokumentów. Jest to pula jednorazowa i nie odnawia się co miesiąc ani co rok. Po jej wykorzystaniu komunikacja z KSeF zostanie zablokowana, jeżeli klient nadal nie wykupi odpowiedniej usługi.
Wyjątkiem pozostają klienci objęci darmowym okresem do 31 grudnia 2026 r.
Jakie wersje systemów Comarch ERP są wymagane?
Samo wykupienie usługi nie wystarczy. System ERP musi być zaktualizowany do wersji obsługującej nowe zasady komunikacji.
Wymagane wersje to:
- Comarch ERP Optima 2026.5.1 lub 2026.4.1,
- Comarch ERP XL 2025.1 z HF6 lub 2026.0,
- Comarch ERP Altum 2026.0 z najnowszym QF,
- Comarch BPM 2026.1.1.
Przed zakupem pakietu warto więc zweryfikować zarówno aktualną wersję systemu, jak i poprawność konfiguracji KSeF.
Jak sprawdzić wykorzystanie limitu?
Systemy Comarch ERP posiadają mechanizmy pozwalające sprawdzić, ile dokumentów pozostało w aktywnym pakiecie.
W Comarch ERP XL i Comarch ERP Altum dostępne są odpowiednie przyciski umożliwiające odczyt limitu. W Comarch ERP Optima informacja jest prezentowana na wstążce w zakładce KSeF. System może również poinformować użytkownika o zbliżającym się wyczerpaniu puli.
W przypadku Comarch ERP XL obecnie nie ma natomiast funkcji pozwalającej łatwo sprawdzić liczbę dokumentów wysłanych lub pobranych w konkretnym, wskazanym okresie.
Jak zamówić Comarch KSeF?
Sposób zakupu zależy od modelu, w którym działa system ERP.
Klienci korzystający z licencji stacjonarnej kupują pakiet w Sklepie Comarch. W przypadku subskrypcji zamówienie realizowane jest przez formularz istniejącej subskrypcji. Użytkownicy Chmury Enterprise korzystają z Comarch Cloud Portal, natomiast w Chmurze Standard usługa może być zamawiana przez panel administracyjny lub Cloud Portal, zależnie od wariantu środowiska.
Warto wcześniej ustalić, jaki model licencyjny posiada firma, ponieważ wpływa on nie tylko na miejsce zakupu, ale także na sposób naliczania pierwszej faktury i okresu rozliczeniowego.
Jak rozliczana jest pierwsza faktura?
Zasady rozliczeń różnią się zależnie od modelu licencyjnego.
W modelu subskrypcyjnym oraz w Chmurze Standard i Enterprise pierwsza opłata może być naliczana proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego. Sam limit dokumentów nie jest jednak proporcjonalnie zmniejszany.
W przypadku systemów stacjonarnych zakup pakietu rozpoczyna pełny okres 365 dni, a rozliczenia odbywają się zgodnie z zasadami danego wariantu usługi.
Jak dobrać właściwy pakiet Comarch KSeF?
Przy wyborze pakietu warto policzyć nie tylko liczbę wystawianych faktur sprzedaży. Limit obejmuje również dokumenty pobierane z KSeF, dlatego trzeba uwzględnić faktury zakupowe.
Najlepiej przeanalizować średnią roczną liczbę dokumentów z ostatnich miesięcy, sezonowość działalności oraz przewidywany wzrost sprzedaży. Firma, która szybko się rozwija albo prowadzi sprzedaż sezonową, powinna zostawić rozsądny zapas.
Nie ma jednak potrzeby kupowania bardzo dużego pakietu wyłącznie na wszelki wypadek. Niewykorzystane dokumenty nie przejdą na kolejny rok, a w razie potrzeby pakiet można zwiększyć w trakcie obowiązywania usługi.
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
- w skrócie
Czy mogę jednocześnie korzystać z Comarch KSeF i OCR&KSeF?
Tak. W pierwszej kolejności zużywany jest limit Comarch KSeF, a następnie Comarch OCR&KSeF.
Nie, jeżeli dokument nie został prawidłowo przyjęty z powodu błędu technicznego.
Czy można dokupić małą paczkę dodatkowych dokumentów?
Nie. Po wykorzystaniu limitu należy przejść na wyższy pakiet.
Czy pakiet odnawia się automatycznie?
Tak. Usługa jest odnawiana automatycznie, chyba że klient wcześniej ją wypowie.
Czy aktywacja pakietu następuje od razu?
Zwykle następuje tego samego dnia i może potrwać kilka minut. Regulaminowo czas aktywacji może wynosić do pięciu dni roboczych.
Nie. Limit zostanie pomniejszony dopiero w momencie faktycznej wysyłki dokumentu do KSeF.
Nie. Jedna faktura oznacza jeden dokument bez względu na liczbę stron wizualizacji.
Czy niewykorzystane dokumenty przechodzą na kolejny rok?
Nie. Po zakończeniu okresu niewykorzystana pula przepada.
Czy po 1 sierpnia 2026 r. komunikacja zostanie od razu zablokowana?
Klient może otrzymać jednorazowy pakiet Demo na 20 dokumentów. Po jego wykorzystaniu komunikacja zostanie zablokowana, jeżeli nie zostanie wykupiona właściwa usługa.
Czy wcześniejszy zakup kończy darmowy okres?
Tak. Aktywacja płatnego pakietu powoduje rozpoczęcie naliczania dokumentów z płatnej puli, nawet jeżeli standardowy darmowy okres jeszcze się nie zakończył.
Sprawdź najnowsze aktualizacje systemów Comarch ERP
Comarch ERP XL 2026.0 już dostępny. Sprawdź wszystkie najważniejsze zmiany
Firma Comarch udostępniła nową wersję Comarch ERP XL 2026.0 Desktop, która wprowadza kilkadziesiąt zmian w obszarach KSeF, finansów i księgowości, logistyki, sprzedaży, współpracy z Comarch POS, e-Sklepem oraz Mobile Sprzedaż. Aktualizacja przygotowuje przedsiębiorstwa do obowiązkowego KSeF i jednocześnie usprawnia codzienną pracę użytkowników systemu ERP.
W artykule przedstawiamy najważniejsze nowości oraz wyjaśniamy, dlaczego warto zaplanować aktualizację już teraz.
Comarch ERP Optima 2026.5.1 już dostępna. Sprawdź najważniejsze zmiany
Nowa odsłona systemu Comarch ERP Optima to przede wszystkim wyższa wydajność i stabilność działania systemu dzięki zmianie architektury z 32-bitowej na 64-bitową. Użytkownicy otrzymują kolejne usprawnienia związane z KSeF, nową strukturą JPK_PKPiR oraz wygodniejsze narzędzia dla działów kadrowo-płacowych. Sprawdź, co zmieniło się w systemie i dlaczego warto zaplanować aktualizację.
Masz pytania?
Skontaktuj się z naszym ekspertem
Kontakt w sprawie wdrożenia Comarch BPM (DMS), Comarch KSeF
- +48 534 134 051
- karol.walesiak@bmpconsulting.pl
