Spis treści:
AI w ERP nie zaczyna się od wielkiej transformacji. Być może już dziś rozpoznaje dokumenty, prognozuje płatności albo pomaga pracownikom znaleźć informacje w systemie. Jednocześnie część zespołu może korzystać z publicznych narzędzi AI poza ustalonymi procesami.
Dlatego ważne pytanie nie brzmi już: „Czy wdrożymy sztuczną inteligencję?”. Warto raczej zapytać: „Gdzie AI już wpływa na naszą pracę i czy robimy to świadomie?”.
Czym są agenci AI w systemach ERP?
Agent AI to nie tylko chatbot odpowiadający na pytania. Przede wszystkim działa w ramach konkretnego procesu i korzysta z danych dostępnych w systemie ERP. Może analizować dokumenty, porównywać informacje, proponować działania, a w odpowiednim trybie także wykonywać wybrane operacje.
Dzięki temu agent zna kontekst pracy. Korzysta między innymi ze słowników, kartotek, historii transakcji i uprawnień użytkownika. Nie otrzymuje jednak nieograniczonego dostępu do całej bazy.
W praktyce poziom automatyzacji zależy od procesu. Przykładowo agent jedynie podpowiada rozwiązanie. Z kolei w innym przypadku przygotowuje wynik do zatwierdzenia albo realizuje rutynową czynność zgodnie z ustalonym zakresem.
Dlatego trafniej mówić o kontrolowanej automatyzacji niż o pełnej autonomii. System przejmuje pracę operacyjną, jednak użytkownik zachowuje kontrolę nad wynikiem.
Agent AI, asystent i klasyczna automatyzacja - różnice
Asystent pomaga użytkownikowi
Comarch ChatERP umożliwia komunikację z systemem w języku naturalnym. Użytkownik może uzyskać instrukcję, wyszukać dane, przejść do odpowiedniego widoku lub zainicjować wybrane działanie. Ponadto integracja z Comarch BI Point pozwala wspierać analizę danych i prezentować wyniki w formie wizualizacji.
Agent realizuje określony cel
Agent działa bardziej procesowo. Na przykład analizuje dokument, dobiera kategorię, proponuje schemat księgowy albo próbuje powiązać przelew z fakturą. Jeśli przypadek jest niejednoznaczny, przekazuje go pracownikowi do weryfikacji.
Reguła wykonuje wcześniej opisany scenariusz
Klasyczna automatyzacja opiera się na stałych regułach, natomiast AI może interpretować tekst, obraz i zmienne dane. Dlatego sprawdza się również w procesach, których nie da się w pełni opisać prostym schematem „jeżeli A, wykonaj B”.
Jak zmienia się podział pracy między człowiekiem a systemem?
Dotychczas użytkownik często wykonywał cały proces: od odczytania dokumentu, przez wprowadzenie danych, aż po kontrolę rezultatu. Agent AI może przejąć część tych kroków. W rezultacie pracownik skupia się na ocenie, wyjątkach i działaniach wymagających wiedzy biznesowej.
Nowy podział pracy może wyglądać następująco:
- agent odczytuje i porządkuje dane, natomiast człowiek sprawdza ich poprawność;
- z kolei propozycję przygotowuje agent, a użytkownik ją zatwierdza lub koryguje;
- powtarzalny etap realizuje agent, jednak nietypowe przypadki kieruje do pracownika;
- człowiek ustala zasady i mierniki, z kolei system wspiera ich codzienną realizację.
Co ważne, automatyzacja nie usuwa odpowiedzialności. Szczególnie w finansach i księgowości pracownik powinien ostatecznie kontrolować ważne procesy oraz wprowadzane dane.
Gdzie sztuczna inteligencja spotyka się z codzienną pracę?
Najłatwiej dostrzec AI tam, gdzie występują liczne, podobne zadania. Dlatego naturalnym punktem wyjścia są finanse i księgowość. Potencjalne zastosowania obejmują jednak także logistykę, sprzedaż, kadry oraz produkcję.
Przykłady z systemów Comarch ERP
- Comarch ERP Optima: agent może kategoryzować i księgować dokumenty, a na podstawie treści faktury proponować kategorię oraz schemat księgowy.
- Comarch ERP XL: Agent Rozliczeniowy paruje przelewy z fakturami sprzedaży. Z kolei niejednoznaczne przypadki przekazuje księgowemu.
- Comarch Betterfly: Agent Antyscamowy sprawdza potencjalnie fałszywe faktury z KSeF, analizując między innymi dane kontrahenta i rachunek.
- Comarch ChatERP: pomaga wyszukiwać dane, poruszać się po systemie, wyjaśniać funkcje i wykonywać wybrane operacje.
W praktyce AI nie musi więc wyglądać jak osobna aplikacja. Może działać bezpośrednio w procesie, który pracownik już zna.
Automatyzacja nie oznacza utraty kontroli
Hasło „agent AI” może sugerować pełną samodzielność. Jednak trafniejszym określeniem jest kontrolowana automatyzacja.
Użytkownik wybiera tryb pracy agenta: od podpowiedzi po wykonanie określonych czynności. Dzięki temu firma może dopasować zakres działania do procesu, jakości danych i poziomu ryzyka.
Jednocześnie odpowiedzialność nie znika. Jeśli sytuacja jest niejednoznaczna, rezultat powinien trafić do weryfikacji. Taki model ma szczególne znaczenie w księgowości oraz finansach, gdzie wyjątki mogą wymagać wiedzy i oceny pracownika.
Dlatego warto patrzeć na AI jako na wsparcie zespołu, a nie jego zamiennik. Agent może przejąć powtarzalną część zadania, natomiast człowiek zachowuje nadzór nad wynikiem.
Czy firma wie, jak pracownicy używają AI?
AI może pojawić się w organizacji na dwa sposoby. Po pierwsze, jako funkcja zintegrowana z firmowym systemem. Po drugie, jako publiczne narzędzie wykorzystywane samodzielnie przez pracowników.
Ten drugi scenariusz tworzy ryzyko tak zwanego Shadow AI. Pracownik chce szybciej wykonać zadanie, dlatego wkleja fragment dokumentu lub polecenie do narzędzia spoza firmowego środowiska. Organizacja może wówczas nie wiedzieć, jakie dane trafiają do zewnętrznej usługi.
Natomiast agenci działający natywnie w systemie ERP korzystają z jego kontekstu, realizowanych procesów oraz uprawnień użytkownika. W ekosystemie Comarch ich komunikację z modelami AI obsługuje Comarch AI Hub, czyli platforma rozwijana i systematycznie rozbudowywana o nowe funkcje. Zgodnie z aktualną polityką Comarch dane klientów nie są wykorzystywane do trenowania modeli ani nie opuszczają środowiska Comarch.
Bezpieczeństwo zależy jednak również od konfiguracji ról, zakresu uprawnień i zasad zatwierdzania wyników. Dlatego rozmowa o AI powinna obejmować nie tylko możliwości, lecz także reguły korzystania z narzędzi.
Od czego zacząć rozmowę o AI w ERP?
Na początek nie trzeba tworzyć rozbudowanego programu transformacji. Lepiej przyjrzeć się codziennym procesom i wskazać miejsca, w których zespół traci czas na rutynę.
- Zidentyfikuj powtarzalne zadania. Najpierw sprawdź, gdzie pracownicy ręcznie klasyfikują dokumenty, przepisują dane lub porównują informacje.
- Zapytaj o używane narzędzia. Dzięki temu dowiesz się, czy pracownicy wspierają się publicznymi modelami AI.
- Oceń jakość danych. W praktyce aktualne słowniki, kartoteki i spójne reguły wpływają na skuteczność automatyzacji.
- Ustal punkty kontroli. Następnie określ, które wyniki agent może obsłużyć automatycznie, a które wymagają zatwierdzenia.
- Zdefiniuj mierniki. Przykładowo może to być krótszy czas obsługi, mniej błędów, trafniejsza prognoza lub szybsza kompletacja.
- Uruchom ograniczony zakres. Na początku przetestuj rozwiązanie na wybranej grupie dokumentów, użytkowników lub procesów.
W efekcie zamiast zaczynać od technologii, firma zaczyna od realnego problemu. Następnie może mierzyć rezultaty i stopniowo rozwijać automatyzację.
Jak przygotować pracowników na współpracę z AI?
Wdrożenie agentów zmienia strukturę obowiązków. Mniej czasu może zajmować ręczne przepisywanie, wyszukiwanie i porównywanie danych, natomiast większego znaczenia nabierają ich weryfikacja, interpretacja oraz podejmowanie decyzji.
Pracownicy powinni wiedzieć, jaki jest zakres działania agenta, w jakich sytuacjach można zaakceptować jego propozycję oraz kiedy wynik wymaga dodatkowego sprawdzenia. Ponadto organizacja potrzebuje jasnego sposobu zgłaszania nieprawidłowości i przekazywania nietypowych spraw właścicielowi procesu.
Comarch ChatERP może również ułatwiać wdrażanie nowych użytkowników. Dzięki pomocy kontekstowej i instrukcjom krok po kroku pracownik szybciej dociera do potrzebnej informacji, a jednocześnie rzadziej angażuje doświadczone osoby w każde pytanie dotyczące obsługi systemu.
AI już jest częścią biznesowej codzienności
AI w ERP nie musi oznaczać rewolucji przeprowadzonej jednego dnia. Częściej pojawia się krok po kroku: w obsłudze dokumentów, analizie danych, rozliczaniu płatności albo wyszukiwaniu informacji.
Dlatego warto najpierw ustalić, gdzie technologia już działa i jaką rolę powinna odgrywać. Następnie można świadomie zdecydować, które zadania przekazać agentom, a gdzie pozostawić obowiązkową kontrolę człowieka.
Dostępność poszczególnych funkcji zależy od produktu, jego wersji oraz modelu użytkowania. Przed rozpoczęciem projektu warto więc potwierdzić aktualny zakres możliwości dla konkretnego środowiska oraz modelu licencjonowania obowiązującego w danym momencie.
Agenci AI w systemach ERP. Zobacz ich działanie podczas bezpłatnego webinaru
Chcesz sprawdzić, gdzie AI może wesprzeć Twoją firmę?
Umów konsultację lub prezentację rozwiązania. Przeanalizujemy procesy, powtarzalne zadania, jakość danych oraz punkty wymagające kontroli użytkownika. Następnie pomożemy ocenić, które możliwości systemów Comarch ERP warto zweryfikować w pierwszej kolejności.
Wypełnij formularz lub zadzwoń.
Kontakt w sprawie wyceny i wdrożenia systemów Comarch ERP
- +48 888 521 283
- pawel.serpina@bmpconsulting.pl
