Case study comarch DMS
Wdrożenie Comarch DMS w BEMKO
Koniec z papierowym chaosem, błyskawiczne wyszukiwanie plików i automatyzacja obiegu dokumentów w całej organizacji
Poprawę efektywności zarządzania procesami przetargowymi
Analiza problemów firmy BEMKO przed wdrożeniem
Brak archiwizacji i centralizacji informacji
Komunikacja w Dziale Inwestycji opierała się głównie na przesyłaniu plików i informacji mailowo, co utrudniało zarządzanie dokumentacją i utrzymywanie porządku w projektach.
Problemy z terminowością realizacji przetargów
Brak narzędzia do monitorowania postępów i przypominania o terminach działań w ramach przetargów inwestycyjnych prowadził do ryzyka opóźnień.
Utrudniona komunikacja wewnętrzna
Trudności w koordynacji działań między Działem Inwestycji a innymi działami, takimi jak Dział Projektowy, co powodowało nieefektywne zarządzanie projektami.
Brak bazy kontaktów
Firma nie miała scentralizowanego narzędzia do zarządzania kontaktami zewnętrznymi, takimi jak architekci, elektrycy czy inwestorzy, co utrudniało organizację i współpracę przy projektach.
Ograniczony wgląd zarządu w postępy prac
Zarząd firmy miał trudności z bieżącym monitorowaniem realizacji projektów inwestycyjnych, co ograniczało kontrolę nad procesem.
Wdrożone rozwiązania i obiegi dokumentów w ramach Comarch DMS
Zarządzanie projektem inwestycyjnym
Utworzono narzędzie do wprowadzania nowych projektów inwestycyjnych, w którym przypisywane są osoby odpowiedzialne, wprowadzane są istotne informacje o przetargach (kontrahent, nazwa projektu, termin, wartość inwestycji) oraz możliwość dołączania osób kontaktowych i załączników.
Obieg inwestycji i zarządzanie kontaktami
Operatorzy mogą dodawać i zarządzać kontaktami osób zaangażowanych w projekty (imiona, nazwiska, dane kontaktowe, stanowiska), a także przeszukiwać i edytować istniejącą bazę kontaktów.
Automatyzacja procesów przetargowych
System prowadzi użytkownika przez cały proces przetargowy, od ofertowania po fakturowanie. Na każdym etapie generowane są automatyczne przypomnienia o terminach kolejnych działań, co usprawnia zarządzanie czasem.
Integracja z Działem Projektowym
Dział Projektowy ma możliwość dołączania się do obiegu dokumentów przetargowych i wglądu w terminy realizacji, co poprawia współpracę między działami.
Raportowanie i monitoring
system generuje cotygodniowe raporty dotyczące statusu przetargów oraz umożliwia zarządowi wgląd na żywo w postępy realizacji inwestycji.
Dodatkowe funkcjonalności
Wprowadzono możliwość archiwizowania przyczyn niepowodzeń w przetargach, a także dodawania plików Excel w przypadku ofert na towary spoza głównej kartoteki. Oferty, zamówienia i faktury są automatycznie podpinane do systemu DMS.
Zwiększenie przejrzystości i kontroli nad realizacją projektów
Redukcja wewnętrznej korespondencji mailowej
Zwiększenie terminowości realizacji przetargów
Poprawa efektywności pracy w Dziale Inwestycji
Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów Comarch DMS
Usprawnienie zarządzania przetargami
automatyzacja procesów ofertowania, realizacji i fakturowania, co pozwala na lepsze zarządzanie projektami inwestycyjnymi.
Zwiększenie terminowości działań
System generuje automatyczne przypomnienia o terminach, co pomaga w dotrzymywaniu zobowiązań i terminów.
Centralizacja dokumentów i informacji
Wszystkie pliki i informacje są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia dostęp, archiwizację i aktualność danych.
Ograniczenie korespondencji mailowej
Zmniejszenie liczby wiadomości e-mail dzięki przeniesieniu komunikacji i wymiany dokumentów do systemu DMS.
Efektywniejsze zarządzanie kontaktami
Scentralizowana baza kontaktów z kontrahentami i partnerami zewnętrznymi pozwala na łatwe zarządzanie danymi i lepszą organizację współpracy.
Archiwizacja danych przetargowych
Możliwość śledzenia historii przetargów, archiwizowania dokumentów i analizowania przyczyn niepowodzeń, co poprawia procesy w przyszłości.
Zwiększenie kontroli Zarządu
Zarząd ma bieżący podgląd postępu realizacji projektów oraz dostęp do cotygodniowych raportów dotyczących statusu przetargów.
O firmie BEMKO
BEMKO Sp. z o.o. to dynamicznie rozwijająca się firma z branży elektrotechnicznej, działająca na rynku od 2007 roku. Specjalizuje się w produkcji oraz dystrybucji sprzętu oświetleniowego i elektrotechnicznego, oferując swoje produkty zarówno w Polsce, jak i na rynkach europejskich, w tym w krajach Unii Europejskiej i Europy Wschodniej. Firma BEMKO zdobyła silną pozycję dzięki nowoczesnym rozwiązaniom technologicznym, takim jak portal B2B, który wspiera automatyzację zamówień i efektywną komunikację z klientami. Cechuje ją innowacyjność, wysoka jakość produktów oraz zorientowanie na rozwój.
kontakt
Potrzebujesz więcej informacji o usługach?
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej.
Norbert Niwiński
Kontakt w sprawie wdrożenia systemu ERP 5.0, Comarch ERP Optima, DMS, KSeF
- +48 534 106 874
- norbert.niwinski@bmpconsulting.pl
