Co dalej z KSeF? Aktualizacja dotycząca Krajowego Systemu e-Faktur

KSeF wprowadzony został Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Ten teleinformatyczny system służy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (nazywanych dalej fakturami), ich otrzymywania i przechowywania aż do 10 lat. Można go także wykorzystać do oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez system oraz do weryfikowania zgodności dokumentów z określonym wzorem. W ramach systemu możliwa jest automatyzacja całego procesu związanego z przeprowadzaniem kontroli podatkowych. Chodzi m.in. o skrócenie ich czasu i mniejsze zaangażowanie w cały proces przedsiębiorców.

Tak. System został uruchomiony 1 stycznia 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne dla każdego przedsiębiorcy. Polska tym samym stała się kolejnym krajem należącym do Unii Europejskiej, który decyduje się na zmianę modelu procesowania faktur elektronicznych.

KSeF nie jest jeszcze obligatoryjny, ale od stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą z niego korzystać dobrowolnie. Na bazie decyzji Komisji Europejskiej system będzie obowiązkowy w Polsce od 1 lipca 2024 r. dla podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 dla wszystkich podatników.

Obowiązek integracji z KSeF obejmie przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT (od lipca 2024), przedsiębiorców zwolnionych z VAT (od stycznia 2025), a także osoby zidentyfikowane w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, które posiadają polski NIP. Te podmioty mogą dobrowolnie przystąpić do KSeF w 2022 i 2023 r

Główne korzyści dla przedsiębiorców to: ułatwienie w rozliczaniu faktur korygujących, zwolnienie z obowiązku udostępniania ich w formacie JPK, zwrot podatku VAT we wcześniejszym terminie i możliwość przechowywania faktur przez 10 lat. Dzięki KSeF obieg dokumentów może stać się o wiele szybszy i prostszy.

Faktury mogą być przygotowywane przez klientów w systemach finansowo-księgowych, czyli tak jak dotychczas, bądź z wykorzystaniem strony WWW.

Zagraniczni partnerzy nie są zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to więc, że przedsiębiorca musi dostarczyć fakturę do kontrahenta we własnym zakresie. Integracja Comarch EDI z KSeF pozwala na dystrybucję faktur z KSeF do zagranicznych podmiotów wskazanych przez przedsiębiorcę.

Nie, ale w ramach integracji Comarch EDI z KSeF załączniki mogą zostać przekazane do kontrahentów wskazanych przez przedsiębiorcę razem z fakturą wystawioną w KSeF.

Faktura jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF. Wówczas KSeF zwraca wystawcy Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO).

Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego KSeF ID.

Na podstawie dotychczasowego wykorzystania Comarch EDI do komunikacji z KSeF można zauważyć, że UPO jest zwracane dostawcy w przedziale od kilku minut do kilku godzin od przekazania faktury z Comarch EDI do Krajowego Systemu e-Faktur

Niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF może wiązać się z karą pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Jeśli na fakturze nie ma wykazanego podatku, kara wyniesie do 18,7% wysokości kwoty na fakturze.

KSeF i Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to dwa odrębne systemy, jednak współdziałają ze sobą. I tak: faktury posiadające KSeF ID mogą być następnie udostępniane przez PEF, natomiast faktury wystawione w PEF, po pozytywnej walidacji, powinny uzyskać numer KSeF/UPO.

Całkowite zastąpienie JPK przez KSeF nie jest na razie możliwe z uwagi na fakt, że JPK zawiera bardziej szczegółowe dane niż e-faktura. W szczególności dane wprowadzane do KSeF nie będą wystarczające do wygenerowania prawidłowego rozliczenia VAT, np. ze względu na brak informacji na temat faktur konsumenckich. KSeF zastąpi natomiast JPK FA, ale to tylko dla tej części faktur, które zostały wystawione przy jego użyciu.