KSeF: Wdrożenie systemu przełożone na późniejszy termin
Ministerstwo Finansów ogłosiło przesunięcie terminu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który miał wejść w życie obligatoryjnie od 1 lipca 2024 r. Decyzja ta została podjęta na podstawie zdiagnozowanych błędów uniemożliwiających wprowadzenie systemu zgodnie z założeniami. Minister Finansów, Andrzej Domański, zlecił przeprowadzenie zewnętrznego audytu informatycznego w celu identyfikacji problemów i określenia nowego terminu wdrożenia.
Harmonogram konsultacji KSeF:
W ramach planowanych działań, Ministerstwo Finansów prowadzi konsultacje w sprawie KSeF. Spotkania z przedsiębiorcami i innymi zainteresowanymi grupami odbywają się zarówno stacjonarnie, jak i online. Harmonogram konsultacji obejmuje tematy związane m.in. z bezpieczeństwem systemu, fakturami konsumenckimi oraz identyfikatorem KSeF w płatnościach. Ministerstwo Finansów zapewniło kompleksowy plan konsultacji dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), uwzględniający różnorodne aspekty funkcjonalne i prawne systemu. Oto szczegóły planu:
- 6 lutego, 10.00-11.30:
Temat: Bezpieczeństwo i wydajność
Omówienie zabezpieczeń systemu KSeF oraz procedur zgłaszania faktur scamowych. Dyskusja na temat oczekiwań dotyczących wysyłania i odbierania faktur. - 16 lutego, 12.30-14.00:
Temat: Faktury konsumenckie/status nabywcy
Dyskusja na temat identyfikacji faktur konsumenckich oraz mechanizmów dostępu do nich. Rozważenie możliwości włączenia faktur konsumenckich do KSeF. - 21 lutego, 10.00-11.30:
Temat: Identyfikator KSeF w płatnościach
Omówienie realizacji obowiązku podawania numeru KSeF w tytule przelewu oraz oczekiwań dotyczących tego zagadnienia. - 21 lutego, 12.30-14.00:
Temat: Spotkanie z branżą faktoringu
Dyskusja na temat dostępu do faktur przez faktorów. - 22 lutego, 10.00-11.30:
Temat: Spotkanie z branżą dostawców mediów
Omówienie sposobu wystawiania faktur w KSeF przez branżę mediów. - 22 lutego, 12.30-14.00:
Temat: Spotkanie z branżą paliwową
Dyskusja na temat wystawiania faktur na stacjach paliwowych oraz możliwości przekazywania wizualizacji faktur na życzenie klienta. - 29 lutego, 10.00-11.30:
Temat: Spotkanie z Jednostkami Samorządu Terytorialnego (JST)
Omówienie kwestii związanych z wystawianiem faktur przez JST oraz szczegółowych elementów faktur w KSeF. - 29 lutego, 12.30-14.00:
Temat: Wdrożenie KSeF w etapach
Rozważenie różnicowania terminów wprowadzenia obowiązku KSeF dla różnych rozwiązań. - 1 marca, 10.00-11.30:
Temat: Wyjaśnienia, interpretacje, szkolenia
Omówienie oczekiwań przedsiębiorców dotyczących materiałów szkoleniowych dotyczących KSeF.
Spotkania konsultacyjne KSeF za nami
Podczas pierwszych dwóch spotkań konsultacyjnych dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które odbyły się 16 lutego 2024 roku, omówiono kwestie związane z zabezpieczeniem i wydajnością systemu, a także wsparciem technicznym. Natomiast drugie spotkanie skupiło się na fakturach konsumenckich, ich identyfikacji i mechanizmach dostępu do nich. Istotną kwestią była dyskusja na temat identyfikacji statusu nabywcy jako podatnika lub konsumenta. W spotkaniu wzięło udział kilkanaście osób reprezentujących różne grupy przedsiębiorców i organizacje branżowe.
W kolejnych czterech spotkań konsultacyjnych Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które odbyły się w dniach 21 i 22 lutego 2024 roku, wzięło udział ponad 3 tysiące osób. Podczas tych spotkań omówiono kwestie związane z identyfikatorem KSeF w płatnościach oraz tematy istotne dla branż faktoringu, dostawców mediów i paliwowej. Planowane są jeszcze trzy spotkania, które odbędą się w dniach 29 lutego i 1 marca.
Dotychczasowe spotkania skupiły się na omówieniu obowiązku podawania numeru KSeF w tytule przelewu oraz dostępie do faktur przez faktorów, dostawców mediów i przedsiębiorców z branży paliwowej. Spotkania odbywają się w formule hybrydowej, z możliwością uczestnictwa zarówno stacjonarnego, jak i online. Aby wziąć udział, należy zapisać się poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny online: Formularz zapisu.
A więc: "Co dalej z KSeF?"
Mimo przesunięcia terminu, KSeF pozostaje priorytetem dla Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorcy są zachęcani do aktywnego uczestnictwa w konsultacjach oraz kontynuowania przygotowań do wdrożenia systemu, aby móc lepiej dostosować się do nowych wymogów. Ostateczny harmonogram wdrożenia KSeF będzie zależał od wyników audytu oraz dalszych konsultacji.
Jak powiedział przedstawiciel Ministerstwa Finansów: „KSeF jest niezbędny dla polskiej gospodarki, i chciałbym to bardzo wyraźnie podkreślić: zostanie on wprowadzony”.
Comarch KSeF
1. Czym jest Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF)?
KSeF wprowadzony został Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Ten teleinformatyczny system służy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (nazywanych dalej fakturami), ich otrzymywania i przechowywania aż do 10 lat. Można go także wykorzystać do oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez system oraz do weryfikowania zgodności dokumentów z określonym wzorem. W ramach systemu możliwa jest automatyzacja całego procesu związanego z przeprowadzaniem kontroli podatkowych. Chodzi m.in. o skrócenie ich czasu i mniejsze zaangażowanie w cały proces przedsiębiorców.
2. Czy elektroniczny Krajowy System e-Faktur już działa i kto może zacząć korzystać z KSeF?
Tak. System został uruchomiony 1 stycznia 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne dla każdego przedsiębiorcy. Polska tym samym stała się kolejnym krajem należącym do Unii Europejskiej, który decyduje się na zmianę modelu procesowania faktur elektronicznych.
3. Czy platforma KSeF będzie obowiązkowa w 2024 roku?
KSeF nie jest jeszcze obligatoryjny, ale od stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą z niego korzystać dobrowolnie. Na bazie decyzji Komisji Europejskiej system będzie obowiązkowy w Polsce od 1 lipca 2024 r. dla podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 dla wszystkich podatników.
5. Kogo dotyczy KSeF w Polsce i kto musi fakturować elektronicznie?
Obowiązek integracji z KSeF obejmie przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT (od lipca 2024), przedsiębiorców zwolnionych z VAT (od stycznia 2025), a także osoby zidentyfikowane w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, które posiadają polski NIP. Te podmioty mogą dobrowolnie przystąpić do KSeF w 2022 i 2023 r
6. Jakie są korzyści KSeF i czy opłaca się korzystać z Krajowego Systemu e-faktur?
Główne korzyści dla przedsiębiorców to: ułatwienie w rozliczaniu faktur korygujących, zwolnienie z obowiązku udostępniania ich w formacie JPK, zwrot podatku VAT we wcześniejszym terminie i możliwość przechowywania faktur przez 10 lat. Dzięki KSeF obieg dokumentów może stać się o wiele szybszy i prostszy.
7. Faktura ustrukturyzowana: jak i gdzie mogę ją przygotować celem wysłania do KSeF?
Faktury mogą być przygotowywane przez klientów w systemach finansowo-księgowych, czyli tak jak dotychczas, bądź z wykorzystaniem strony WWW.
8. W jaki sposób jako przedsiębiorca mogę przekazać faktury do partnerów zagranicznych?
Zagraniczni partnerzy nie są zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to więc, że przedsiębiorca musi dostarczyć fakturę do kontrahenta we własnym zakresie. Integracja Comarch EDI z KSeF pozwala na dystrybucję faktur z KSeF do zagranicznych podmiotów wskazanych przez przedsiębiorcę.
9. Czy KSeF obsługuje załączniki do faktur?
Nie, ale w ramach integracji Comarch EDI z KSeF załączniki mogą zostać przekazane do kontrahentów wskazanych przez przedsiębiorcę razem z fakturą wystawioną w KSeF.
10. Kiedy faktura zostaje uznana za wystawioną?
Faktura jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF. Wówczas KSeF zwraca wystawcy Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO).
11. Kiedy faktura zostaje uznana za odebraną?
Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego KSeF ID.
12. Jak szybko otrzymujemy UPO z KSeF?
Na podstawie dotychczasowego wykorzystania Comarch EDI do komunikacji z KSeF można zauważyć, że UPO jest zwracane dostawcy w przedziale od kilku minut do kilku godzin od przekazania faktury z Comarch EDI do Krajowego Systemu e-Faktur
13. Jakie są kary brak wdrożenia lub nieprawidłowe wdrożenie KSeF?
Niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF może wiązać się z karą pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Jeśli na fakturze nie ma wykazanego podatku, kara wyniesie do 18,7% wysokości kwoty na fakturze.
14. Czy KSeF zastąpi PEF?
KSeF i Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to dwa odrębne systemy, jednak współdziałają ze sobą. I tak: faktury posiadające KSeF ID mogą być następnie udostępniane przez PEF, natomiast faktury wystawione w PEF, po pozytywnej walidacji, powinny uzyskać numer KSeF/UPO.
15. Czy KSeF zastąpi JPK?
Całkowite zastąpienie JPK przez KSeF nie jest na razie możliwe z uwagi na fakt, że JPK zawiera bardziej szczegółowe dane niż e-faktura. W szczególności dane wprowadzane do KSeF nie będą wystarczające do wygenerowania prawidłowego rozliczenia VAT, np. ze względu na brak informacji na temat faktur konsumenckich. KSeF zastąpi natomiast JPK FA, ale to tylko dla tej części faktur, które zostały wystawione przy jego użyciu.